docurex® Data-Room
Wenn Sie ein Unternehmen leiten, dann ist es wichtig, dass Sie alle Dokumente, die von Ihnen oder von Ihren Mitarbeitern erstellt werden, sicher verwalten. Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen arbeiten mit mehreren Computern, auf denen verschiedene Dateien lagern. In der Regel greifen mehrere Mitarbeiter darauf zu, ändern oder aktualisieren sie oder legen neue Datenbestände an.
In größeren Unternehmen erfolgen diese Prozesse mehrmals pro Tag. Zahlreiche Mitarbeiter arbeiten mit den Dokumentenbeständen und müssen diese verwalten und dafür sorgen, dass der Zugriff permanent sichergestellt ist. Dies kann einen enormen Aufwand bedeuten. Schwierig wird es, wenn sich Teile des Unternehmens an unterschiedlichen Standorten befinden und die jeweiligen Mitarbeiter Dokumente benötigen, die auf einer Festplatte liegen, auf die sie keinen Zugriff haben. In diesem Falle müssten die Informationen umständlich an einen anderen Ort kopiert werden. Zudem müssen Sie einen Mitarbeiter mit der permanenten Datensicherung beauftragen, sodass nichts verloren gehen kann. Setzen Sie sich diesem Umstand nicht aus und machen Sie es sich einfach. Nutzen Sie einen virtuellen Data Room und übertragen Sie Ihre wichtigen Dokumente verschlüsselt ins Internet. Ein Online-Data-Room bringt Ihnen viele Vorteile, Sie sparen Zeit und müssen sich um die Sicherung Ihrer Datenbestände nicht mehr kümmern.
Ein virtueller Data Room als Archiv für kleine und große Datenbestände
Der virtuelle Data Room bietet Ihnen viele Vorteile. Sie können die Dokumente dort ablegen, verwalten und archivieren, wenn ein dauerhafter Zugriff nicht mehr notwendig ist. Entscheiden Sie sich für die Nutzung des virtuellen Datenraums von docurex®, profitieren Sie von einer sehr einfachen Bedienung. Alle Dokumente Ihres Unternehmens werden online gesammelt und können dort in Ordnern oder Akten abgelegt werden. Speichern Sie alle Dateien, die Sie für die Führung Ihres Unternehmens benötigen, in einer sicheren Umgebung ab. Sie können diese von jedem Computer abrufen, der mit dem Internet verbunden ist, und haben auch Zugriff mit Ihrem Smartphone oder dem Tablet-PC. Weisen Sie befugten Mitarbeitern die Einsicht in bestimmte Ordner zu und schließen Sie andere Mitarbeiter aus. Wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Standorten führen, ist der bequeme Zugriff über das Internet besonders sinnvoll. Gleiches gilt für Unternehmen mit mehreren Abteilungen, die bislang eigene Sicherungssysteme hatten. Die Dokumente müssen nie wieder von einem Ort zum anderen kopiert werden. Die in den Ordnern und Verzeichnissen gespeicherten Informationen sind immer aktuell. Ändert ein Mitarbeiter eine Information und legt diese im docurex® Data Room ab, kann ein Kollege an einem anderen Standort, der sich überall auf der Welt befinden darf, sofort auf die aktualisierten Informationen zugreifen.
Alle Unterlagen werden sicher und intuitiv verwahrt
Der docurex® Data Room bietet eine intuitive Bedienung. Ein Zugriff von Unbefugten ist nicht möglich, denn das System ist mehrfach gesichert. Sind Sie im Verkauf tätig oder möchten Sie ein Unternehmen erwerben beziehungsweise mit einem anderen Betrieb zusammenführen, ist der docurex® Data Room die beste Wahl für das Sammeln aller Dokumente, Akten und Unterlagen. Unabhängig von der Uhrzeit und von dem Ort, an dem Sie sich gerade befinden, können Sie wichtige Informationen aus dem Data Room abrufen oder einstellen. Dies ist besonders hilfreich, wenn sich die Standorte der Unternehmen in verschiedenen Zeitzonen befinden. Sie müssen nicht warten, bis Ihnen ein Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit wichtige Dokumente zur Verfügung stellt. Jeder befugte Nutzer kann Daten unabhängig von Ort, Zeitzone und Wochentag einpflegen, ebenso können die Dokumente zeit- und ortsunabhängig abgerufen und geändert werden. Dies bietet vor allem bei der Zusammenführung von Unternehmen einen sehr großen Vorteil.
Sicherheit im Data Room
Sie profitieren darüber hinaus von einer sehr sicheren Verwahrung Ihrer Dokumente. Der docurex® Data Room überzeugt mit einem mehrstufigen Sicherheitssystem. Die Übertragung der Daten erfolgt mit einer sicheren Verschlüsselung. So kann sich niemand, der von Ihnen nicht befugt wurde, in das System einloggen oder Informationen während der Übertragung abfangen. Weiterhin profitieren Sie von einer deutlich erhöhten Datensicherheit. Nutzen Sie einen virtuellen Datenraum wie den docurex® Data Room, müssen Sie sich um die Sicherung Ihrer Dateien nicht mehr kümmern. Lagern diese auf Festplatten, liegt es in Ihrer Verantwortung, ein regelmäßiges Backup zu fertigen. Im virtuellen Datenraum können keine Dokumente verloren gehen. Ein weiterer Vorteil des docurex® Datenraum ist die einfache und intuitive Bedienbarkeit. Ihre Mitarbeiter müssen nicht versiert im Umgang mit einem Dateimanagement-System sein und sie benötigen auch keine Schulung. Der virtuelle Data Room funktioniert wie ein Dateimanager, die Bedienung ist selbsterklärend. Sie können das System mit jedem Browser bedienen, unabhängig davon, welches Betriebssystem Sie nutzen. Es ist nicht notwendig, eine separate Software auf Ihrem Computer zu installieren. Es werden alle gängigen Dateiformate verarbeitet. Sie können Dokumente aus Office-Programmen ebenso speichern wie PDFs oder Dokumente aus anderen Anwendungen. Eine intelligente Suchfunktion sorgt dafür, dass Sie auch bei großen Datenbeständen schnell das richtige Dokument finden. Zudem wird jede Transaktion, die von einem Mitarbeiter vorgenommen wird, in ein Protokoll geschrieben und kann nicht mehr verändert werden. Auf diese Weise haben Sie einen sehr guten Überblick darüber, wann und in welchem Umfang Änderungen vorgenommen wurden. Natürlich können Sie alle Dokumente aus dem virtuellen Data Room auf eine einfache Weise exportieren. So haben Sie die Möglichkeit, die Inhalte zusätzlich auf einem externen Datenträger abzulegen und diese an einem Ort zu verwenden, an dem Ihnen kein Internet zur Verfügung steht, beispielsweise im Flugzeug.
Der virtuelle Data Room ist beim Verkauf von Unternehmen unverzichtbar
Soll ein Unternehmen verkauft oder mit einem anderen zusammengeführt werden, ist es notwendig, alle Dokumente, die sich an unterschiedlichen Standorten befinden, zu sammeln, zu ordnen und aufzubereiten. Zudem müssen diese Dokumente sicher verwahrt werden, um sie für Außenstehende oder unbefugte Mitarbeiter nicht zugänglich zu machen. Der docurex® Data Room ist prädestiniert für diese Aufgabe. Im Rahmen der als „Due Diligence“ bezeichneten Zusammenführung von Dokumenten ist der virtuelle Data Room perfekt für die Aufbereitung und Bereitstellung der Dokumente an verschiedenen Standorten. Es können auf einfache Weise von jedem beliebigen Ort aus Analysen erstellt und Dokumente, Akten oder wichtige Unterlagen abgerufen werden. Zudem ist es möglich, Kundendatenbanken zusammenzuführen und weitere vertrauliche Informationen einfach und sicher miteinander auszutauschen. Alle Personen, die mit dem Verkauf oder Kauf eines Unternehmens betraut sind, haben jederzeit einen sicheren Zugriff auf die Dokumente, die in dem virtuellen Datenraum gesammelt wurden. Dokumente können abgeglichen und zusammengefügt werden und stehen jederzeit zur Einsicht. Einfacher geht es nicht. Stehen große Unternehmen zum Verkauf, die einen umfangreichen Bestand an Immobilien haben und viele Investitionen getätigt haben, können die Bestände im Online-Datenraum gesammelt werden und jederzeit einer übersichtlichen Analyse dienen. Die Einsatzzwecke des virtuellen Datenraums sind wirklich sehr flexibel und umfangreich.
Speichern Sie Dokumente aller Art
In kleinen und großen Unternehmen sammeln sich im Laufe der Jahre viele Dokumente an, die verwahrt werden müssen. Mitunter sind Zeiten der Aufbewahrung von zehn Jahren oder mehr vorgeschrieben, wenn es um Rechnungen, Aufträge oder Warenbestände geht. Übertragen Sie alle Aufträge, Rechnungen, Belege und Dokumente in den virtuellen Datenraum. Verschlagworten Sie diese, sodass sie mit der komfortablen Suchfunktion schnell wiedergefunden werden können. Legen Sie Ordner für jedes Jahr oder jeden Monat an und schaffen Sie sich so eine sehr inviduelle Struktur. Der Anzahl der Dokumente, die Sie im virtuellen Data Room speichern möchten, sind keine Grenzen gesetzt. Scannen Sie jedes Dokument ein und verwahren Sie es sicher. Definieren Sie einen individuellen Zugriff und profitieren Sie von den Sicherheitsmechanismen. Ihre Daten werden keinesfalls verloren gehen und können jederzeit abgerufen werden.
docurex® können Sie kostenfrei und unverbindlich 14 Tage lange testen. Überzeugen Sie sich einfach selbst von der Leistungsfähigkeit der Software. Wir freuen uns auf Ihren Anruf.
