Wie wird Monitoring im Unternehmen eingesetzt?

Unter Monitoring versteht man die systematische Beobachtung und Dokumentation von Vorgängen im Zeitverlauf. Es kann sich auf Prozesse, Systeme, die Entwicklung von Märkten, Unternehmen, etc. beziehen. Um aussagekräftige Ergebnisse zu liefern, erfolgt es in periodischen Abständen nach immer gleichen Prinzipien und Methoden.

Sinn kann dabei sein, die Objekte des Interesses nur zu beobachten und die Ergebnisse zu protokollieren. Meist bezweckt man damit jedoch auch, festzustellen, ob das Beobachtete eine gewünschte Entwicklung nimmt oder nicht, damit man bei Abweichungen Maßnahmen ergreifen kann.

Monitoring ermöglicht es, eine verlässliche und belastbare Daten- und Informationslage zu gewinnen, es erhöht die Transparenz und führt zur Versachlichung von Diskussionen. Es wird in beinahe jeder Wissenschaftsdisziplin eingesetzt und findet auch in der Betriebswirtschaft breite Anwendung, ebenso in der praktischen Unternehmensführung.

Häufig verwendet man die Begriffe Monitoring und Controlling synonym. Auch zu einer Verwechslung kann es kommen, was jedoch nicht richtig wäre. Monitoring beschränkt sich darauf, Daten und Informationen zu sammeln, aufzubereiten und zu protokollieren. Controlling hingegen sieht darüber hinaus bei Abweichungen aktive Gegenmaßnahmen im beobachteten Geschehen vor.

Monitoring in Unternehmen

Einsetzbar ist es in einem Unternehmen in unterschiedlichen Bereichen und zu unterschiedlichen Zwecken. Die

wichtigsten Anwendungsgebiete sind: Wettbewerbs-, Marken-, Presse-, Patent-, und Social Media-Monitoring.

In einem Marktumfeld, das immer dynamischer wird und von ständigem Wandel geprägt ist, besteht die permanente Gefahr, selbst für etablierte Unternehmen, Wettbewerbsfähigkeit einzubüßen. Aus diesem Grund ist es wichtig, die am Markt relevanten Einflussgrößen für wettbewerbsorientierte Unternehmen zu monitoren. Dies schafft die Basis dafür, dass Unternehmen auf Entwicklungen rasch reagieren können.

Um professionell und qualitätsvoll monitoren zu können, greifen Unternehmen auf Datenbanken, Informationsdienste und Fachportale zurück, aber auch auf öffentlich zugängliche Informationsquellen. Je automatisierter die Prozesse sind, desto hilfreicher sind sie für die Unternehmen. Immer wieder stellt sich dabei die Frage ob es vorteilhaft ist, Monitoring- Aktivitäten aus dem Unternehmen auszulagern und professionelle Dienstleister damit zu beauftragen.

Wettbewerbs-Monitoring

Für Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, die Aktivitäten und den Zustand anderer Unternehmen, die sich im gleichen Marktumfeld bewegen, zu verfolgen.

Als Informationsquellen bieten sich zunächst Zwangsmeldungen an. Dazu zählen Meldungen im Handelsregister, solche von Ämtern im Zusammenhang mit Schutzrechten wie Patenten, Mustern und Marken, oder Bekanntmachungen in Insolvenzverfahren. Überwacht werden diese Veröffentlichungen häufig automatisiert über Spezialdatenbanken. So können zum Beispiel Informationen über Sanierungsverfahren oder Veränderungen in der Organisation von Unternehmen (Wechsel in der Geschäftsführung oder im Kreis der Gesellschafter) zeitnah erkannt werden.

Marken-Monitoring

Unternehmen verwenden häufig Datenbanksysteme, um Marken- und Mustereintragungen zu beobachten und den Schutz bestehender Markenrechte zu überwachen. Wenn ein Unternehmen einen speziellen, besonders aktiven und kreativen Mitbewerber hat, dann kommt es auch vor, dass gezielt dessen Aktivitäten beobachtet werden.

Presse-Monitoring

Im Bereich des Presse-Monitorings kommen spezielle Medien-Datenbanken zur Anwendung, die bezogen auf

Unternehmen oder spezielle Inhalte monitoren können. Für ein qualitätsvolles und aussagekräftiges, vollständiges Presse-Monitoring sind freie Suchmaschinen wie zum Beispiel Google News übrigens nicht ausreichend. Man muss vielmehr auf Einzeldatenbanken zurückgreifen, die meist von spezialisierten Anbietern betrieben werden.
Dazu kommt eine sorgfältige Beobachtung von Fachmedien.

 

Patent-Monitoring

Dies ist vor allem für Unternehmen, die sich in einem sehr kompetitiven, innovativen Umfeld bewegen und selbst viel forschen und entwickeln, von essentieller Bedeutung. Deshalb beobachten solche Unternehmen regelmäßig die diesbezüglichen Aktivitäten ihrer Mitbewerber sowie Veröffentlichungen zu bestimmten Sachgebieten und Technologien. Natürlich werden auch Veröffentlichungen über die Einreichung und Genehmigung neuer Patente verfolgt.

Auch in diesem Bereich geschieht die Überwachung typischerweise über Spezialdatenbanken, weil die öffentlichen Informationssysteme der Patentämter zwar durchaus Informationen liefern, aber nicht für eine umfassende und systematisierte laufende Beobachtung konzipiert sind.

Social Media-Monitoring

Den sozialen Netzwerken kann sich heutzutage kaum ein Unternehmen mehr entziehen, unabhängig davon, in welcher Branche es tätig ist. Dies deshalb, weil sich Kunden und Mitbewerber dort austauschen, sich Meinungen bilden und damit letztlich auch Kaufentscheidungen beeinflusst werden.

Es ist also einerseits wichtig zu wissen, was an für das Unternehmen Relevantem in den sozialen Netzwerken geschieht, andererseits ist Monitoring unabdingbar, wenn ein Unternehmen Social Media Aktivitäten implementieren möchte. Zu Beginn sollte das Verhalten von Kunden, Interessenten, Wettbewerbern, Lieferanten und Meinungsbildnern untersucht werden. Insbesondere gilt es, basierend auf diesen Informationen, die Entscheidung zu treffen, welche der vielen in Frage kommenden Plattformen für die Social Media Aktivitäten des Unternehmens genutzt werden soll.

Die Beobachtung des Social Media-Umfelds ist für unterschiedliche Unternehmensbereiche relevant. Dazu gehören vor allem aber für das Management, die Produktentwicklung, das Marketing, die Unternehmenskommunikation und den HR-Bereich. Lesen Sie hier alles zum Bereich HR.

Unterschiedliche Tools erleichtern das Monitoring und sind auf einzelne Kanäle spezialisiert. So gibt es Lösungen für Facebook, die Beobachtung von Blogs und Foren oder von Twitter.

Machen externe Dienstleister Sinn?

Es gibt sowohl kostenfreie als auch kostenpflichtige Werkzeuge, wobei sich erstere besonders für den Einstieg eignen. Später lassen sie sich mit erweiterten Tools kombinieren. Werden die Social Media Aktivitäten intensiviert, und ergeben sich spezielle Anforderungen, wird man zu kostenpflichtigen Tools wechseln müssen. Diese zeichnen sich durch zahlreichere und meist auch genauere Funktionalitäten und Individualisierungsmöglichkeiten aus.

Für viele Unternehmen stellt sich die Frage, ob es sinnvoll ist, das Social Media-Monitoring an externe Dienstleister auszulagern. Ein derartiges Outsourcing kann durchaus vorteilhaft sein, wenn die Anforderungen steigen, das Umfeld dynamischer wird, und das Unternehmen keine eigenen Ressourcen für das Monitoring aufbauen möchte. Davon abgesehen verfügen externe Dienstleister über entsprechende Erfahrung und haben hochspezialisierte Tools zur Hand. Weiters können sie in der Regel auch auf umfassende Branchenkenntnisse zurückgreifen und arbeiten mit Partner-Netzwerken zusammen.

Wie bei allen Fällen von Outsourcing gilt auch hier, dass es die Auslagerung aus dem Unternehmen möglich macht, sich auf seine Kernprozesse zu konzentrieren und den Fokus auf die Gewinnung von Kunden und Umsätzen zu legen.