Welche Aufbewahrungspflichten und Fristen gelten für Privatpersonen?

Dass Unternehmen und Selbstständige von Gesetzeswegen dazu verpflichtet sind, eine Vielzahl von Dokumenten über Jahre und Jahrzehnte hinweg aufzubewahren, ist hinlänglich bekannt. Was aber nur wenige wissen, ist, dass auch Privatpersonen von dieser Aufbewahrungspflicht für bestimmte Unterlagen betroffen sind. Schnell ist es passiert, dass wichtige Rechnungen, Bescheide und Belege einer Aufräumaktion zum Opfer fallen und in der Papiertonne landen.

Spätestens im Bedarfsfall droht neben einem erheblichen zeitlichen Wiederbeschaffungsaufwand unter ungünstigen Umständen auch ein Griff ins Portemonnaie, da entweder gesetzliche Pflichten verletzt wurden oder Belege schlichtweg fehlen. Umso wichtiger ist es, zu wissen, welche Dokumente in jedem Fall sicher aufbewahrt werden müssen und bei welchen Unterlagen dies trotz fehlender Pflicht sinnvoll ist.

Müssen Rechnungen und Bankunterlagen aufbewahrt werden?

Gerade in Zeiten des Onlinehandels werden auch hochpreisige Güter wie Computer, Fahrräder oder Waschmaschinen immer häufiger online bestellt, womit sich die Anzahl der unachtsam weggeworfenen Rechnungen häuft. In der Regel ist dies auch nicht weiter schlimm, sollte es jedoch zu einem Schadensfall an einem solchen Gut kommen, greift in vielen Fällen die gesetzliche Gewährleistung gemäß §§ 437, 438 BGB, die es dem Käufer binnen eines Zeitraumes von zwei Jahren ermöglicht, das Produkt zu reklamieren.

Rechnungen und Kaufbelege höherwertiger Produkte gehören dementsprechend nicht in den Papierkorb, sondern bis zum Ablauf der gesetzlichen Gewährleistung in einen Aktenordner, wo sie im Idealfall zudem mit einem Kontoauszug oder Buchungsbeleg versehen werden. Sind diese Unterlagen hingegen nicht mehr vorhanden, ist die Erfolgsaussicht, Produkte zu reklamieren, eher gering.

Ein Sonderfall betrifft dabei Rechnungen, die im Zuge der Errichtung eines Eigenheims anfallen, denn dort beträgt die gesetzliche Verjährungsfrist fünf Jahre. Bankunterlagen wie Kontoauszüge sind indes mit Aufbewahrungsfristen von drei Jahren versehen und müssen für diese Frist aufbewahrt werden. Für Bankbelege über eine Immobilienveräußerung gilt darüber hinaus die Empfehlung zu einer lebenslangen Aufbewahrung, um den Verkaufserlös respektive Kaufpreis jederzeit belegen zu können.

Warum auch Privatpersonen Rechnungen aufbewahren müssen

Dass Handwerkerrechnungen aufbewahrt werden sollten, liegt alleine aus steuerlicher Hinsicht schon auf der Hand. Dass Privatpersonen hierzulande aber tatsächlich dazu verpflichtet sind, dies zu tun, ist indes weniger geläufig. Hinter dieser in der Bundesrepublik gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen steckt dabei die Bekämpfung der Schwarzarbeit, indem durch das Vorhandensein von adäquaten Rechnungen sichergestellt werden kann, dass Arbeiten nicht unter der Hand ausgeführt, sondern ordentlich versteuert worden sind.

Abgesehen von individuellen Sonderfällen, die jeweils auf einer Rechnung vermerkt sind, beträgt die Aufbewahrungsfrist zwei Jahre. Der Zeitraum beginnt jedoch erst mit dem Ende des laufenden Kalenderjahres. Wer also im Oktober 2016 eine Rechnung von einem Installateur bekommt, darf diese erst am 31.12.2018 entsorgen. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang auch die Rechnungen betreffende Verjährungsfrist von drei Jahren, mit der beispielsweise uneingeforderte Ansprüche des Rechnungsstellers entfallen.

Archivieren von Steuerunterlagen auch ohne Pflicht sinnvoll

Im Gegensatz zu Unternehmen und Selbstständigen müssen Privatpersonen ihre Steuerunterlagen nicht über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufbewahren. Nichtsdestotrotz ist es dringend zu empfehlen, zumindest die Steuerbescheide der vergangenen zehn Jahre sicher zu archivieren, da dies diverse Vorgänge, im Rahmen derer Einkommensnachweise erforderlich sind, erheblich erleichtert. Steuerbescheide, die mit dem Vermerk »vorläufig« versehen sind, sollten bis zur endgültigen Festsetzung ebenfalls für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.

Aufbewahrungspflicht für Vielverdiener

Weitere das Einkommen betreffende Aufbewahrungspflichten sind hierzulande rar gesät. Eine Ausnahme bildet jedoch die Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Dokumente von Angestellten, die im Jahr mehr als 500.000 Euro an Einnahmen aus ihrem Angestelltenverhältnis generieren. In diesem Fall gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Fehlen die einschlägigen Belege, kann es zu Steuerschätzungen des Finanzamtes kommen, was in der Regel zu hohen Nachzahlungsforderungen des Fiskus führt.

Welche Unterlagen sollten lebenslang aufbewahrt werden?

Auch wenn sich die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen in Grenzen halten, bedeutet dies noch lange nicht, dass alle anderen Dokumente nicht archiviert werden sollten. Während juristische Unterlagen wie Urteile und Prozessakten beispielsweise eine Gültigkeit von 30 Jahren haben und dementsprechend ebenso lange aufbewahrt werden sollten, gibt es offensichtlicherweise auch eine Vielzahl von weiteren Dokumenten, die bis auf Weiteres archiviert werden sollten. Dazu zählen unter anderem:

• Ausbildungsurkunden
• Abschlusszeugnisse
• Geburts-, Tauf- und Heiratsurkunden
• Medizinische Gutachten
• Passdokumente
• Versicherungspolicen
• Unterlagen zur Rechtenberechnung (u.a. Sozialversicherungsunterlagen)

Sind beispielsweise die Unterlagen zur Rentenberechnung nicht mehr vorhanden, ist es nur noch schwer möglich, die Korrektheit der berechneten Rentenansprüche zu überprüfen, zumal sich diese oft als zu niedrig herausstellen.

Chancen der digitalen Archivierung nutzen

Unter dem Strich füllen alle diese Dokumente mit den Jahren ganze Aktenordner und tragen alleine durch ihre Anzahl bereits dazu bei, dass Sie schnell den Überblick verlieren und im Zweifelsfall lange brauchen, bis Sie das richtige Dokument in Händen halten, sofern Sie es überhaupt noch finden. Sie sollten sich also auch in diesem Zusammenhang die Vorteile der Digitalisierung zunutze machen und die betreffenden Unterlagen und Dokumente bequem in einer speziell gesicherten Online-Datenbank verwalten.

Das Ende des Papierkrieges verspricht dabei neben der omnipräsenten Verfügbarkeit der Unterlagen selbstredend auch eine erhebliche Platz- und Zeitersparnis, da das gesuchte Dokument nur wenige Klicks entfernt ist.