Was ist Versionierung?

Sie sind dazu angehalten, ein wichtiges, längeres Schreiben aufzusetzen? Müssen vielleicht sogar eine wichtige Arbeit verfassen oder sind der Lektor eines solchen Schriftstücks? Nicht selten passiert es, dass bei redaktionellen Vorgängen dieser Art eine Vielzahl von vermeintlich fertigen Fassungen entstehen. Dokument 1, Dokument 1 fertig, Dokument 1 fertig_final – mit solchen Einordnungen musste sich wohl jeder schon einmal beschäftigen. Welche Form ist nun aber die richtige? Um nicht mehr vor solch einer Frage zu stehen, drehen wir uns heute um das Thema der Versionierung.

Unter Versionierung versteht man die Funktion, die das Erfassen von Änderungen an Dokumenten oder Dateien möglich macht. Wird das Dokument geändert, speichert ein Archiv automatisch die aktuellste Version. Die Version unterscheidet somit zwischen dem alten und dem neuen Dokument und zeigt die Differenzen auf. Der Archivierungsvorgang erfolgt automatisch. Wird die Datei klar abgegrenzt abgespeichert? Glücklicherweise ja, die Speicherung enthält eine Auflistung aller Änderungspunkte sowie eine fortlaufende Versionierungsnummer. Die genannten Änderungen sind für jeden jederzeit einsehbar. Derjenige, der das Dokument gerade vor sich hat, erkennt genau, wann es von wem verändert wurde.

Manuelle oder automatische Versionierung, was ist besser?

Bei der manuellen Versionierung obliegt es dem Bearbeiter des Dokuments, wann die Änderungen final sind und das neue Papier abgespeichert werden kann. Die neue Datei wird per Hand unter neuem Namen abgespeichert. Der Versionierungsprozess startet nun und verlangt vom Bearbeiter einige Schritte:

1. Versionsinformation (Nummer oder Beschreibung zur eindeutigen Identifikation) erstellen
2. Übersichtliche Speicherung
3. Sorgfaltspflicht für die nachfolgenden Bearbeiter beachten

Erkennen, zu welchem Zeitpunkt das Dokument in Bearbeitung ist, kann man nicht. Somit kann es durchaus passieren, dass etwas ohne Wissen überschrieben wird oder falsche Dateien verwendet werden. Wer sich also für die manuelle Versionierung entscheidet, muss einen hohen Aufwand betreiben, der ihm nicht die automatisch gewünschte Sicherheit der Qualität bietet.

Was spricht für die Versionierung?

• Pflicht der Absicherung gegenüber Datenverlust
• Vorsorge vor Schäden an PC und Hardware
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten könnten verletzt werden
• Einfachere Zusammenarbeit mit den Bearbeitern
• Chance, Änderungen genau nachzuvollziehen

Versionierung und Dokumenten-Management-System

Damit die Versionierung reibungslos funktioniert, wird ein Dokumenten Management System (DMS) oder ein Enterprise Content Management System notwendig. Diese enthalten die Verwaltung zur Versionierung automatisch. Die Daten werden in einem zentralen Verzeichnis abgelegt. Sind Sie in Besitz einer Client-Software, ist der Zugriff gewährt. Alle Versionen, die vom betreffenden Dokument existieren, sichert man mit einem Zeitstempel und einer Benutzererkennung. Lesen Sie hier alles über Clients.

Dadurch wird sichergestellt, dass spätere Wiederherstellungen problemlos funktionieren. Somit hat jeder Nutzer die Möglichkeit, schnell und übersichtlich nachverfolgen zu können, wer welche Sache geändert hat. Sie wollen zu einer früheren Version wechseln oder eine komplette Historie der Veränderungen überblicken? Auch das ist Dank des DMS möglich. Es wird ein Stapel gebildet, der alle Versionen enthält. Wie viele Versionen des Dokuments der Stapel beinhalten? Hier sind keine Grenzen gesetzt!

Die Hauptaufgaben einer Versionsverwaltung

• Protokollierung von allen Änderungen, um lückenlos nachvollziehen zu können, was mit dem Ursprungsdokument passiert ist.
• Archivierung von allen einzelnen Ständen: Auch das Wiederherstellen von alten Ständen gehört dazu.
• Koordinierung der Zugriffe, sodass mehrere Ersteller mit Dokumenten arbeiten können.

Wie arbeiten die Dokumente zusammen?

Nicht selten arbeiten mehrere Personen im gleichen Dokument. Somit ist es äußerst wichtig, dass jeder den genauen Veränderungsprozess des Dokuments nachvollziehen kann. Jedes DMS arbeitet nach eigenen Regeln, die koordinierte Zusammenarbeit ist stets gewährleistet. Der änderbare Zustand eines Dokuments wird fest definiert und erhält einen eindeutig identifizierbaren Status.

Der klassische Weg eines Dokuments sieht wie folgt aus:

1. Erstellen/Bearbeiten
2. Prüfen
3. Freigeben
4. Archivieren
5. Versionieren

Wie wird der Status kenntlich gemacht?

Status der Bearbeitung: Die Dokumente lassen sich nach der Erstellung bearbeiten oder auch löschen. Ist eine Person nicht zur Bearbeitung berechtigt, ist der Zugriff gesperrt. Vergleichbar ist dieser Prozess in etwa mit einem Dokument, das man in einem Schreibtisch verwahrt und diesen absperrt.

Status der Prüfung: Ein zuvor festgelegter Personenkreis ist zur Prüfung des Dokuments befugt. Verändert werden kann es in diesem Schritt NICHT, eine Löschung aber ist möglich. Auch die Verschiebung in einen anderen Status ist machbar.

Status der Freigabe: Alle berechtigten Benutzer können ein Dokument finden und visualisieren. Es lässt sich nun allerdings nicht mehr verändern oder löschen, denn es ist bereits archiviert worden.

Status des Archivs: Hierbei geht es um alte Versionen eines Dokuments, die nicht mehr benötigt werden. Nun werden sie im Archiv aufbewahrt und versioniert. In diesen Status geschoben wird diese Version von der nächst neueren Stufe.

Die einzelnen Schritte arbeiten unkompliziert zusammen, auch die Zugriffsrechte lassen sich spielerisch leicht regeln. Ist ein roter Balken sichtbar, ist das Dokument in diesem Moment geblockt und nicht bearbeitbar. Ob ein Lesezugriff besteht, ist individuell anpassbar. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, entsteht automatisch eine neue Version. Der zweite Bearbeiter wird darüber meist benachrichtigt, denn nun ist er mit der Prüfung an der Reihe. Die Sperre zum Bearbeiten, die zuvor verhängt wurde, ist ab sofort logischerweise aufgehoben. Ein Dokument kann sich also zum gleichen Zeitpunkt in mehreren Statusvarianten befinden. Das funktioniert jedoch nur, wenn jeweils eine Version erzeugt wurde.

Wenn Sie sich für Ihr Unternehmen noch nicht mit Versionierung auseinandergesetzt haben, holen Sie dies doch am besten so schnell wie möglich nach! Der Docurex Datenraum mit eingebauter Versionierung bietet Ihrer Unternehmung seit Kurzem das allumfassende Rundherum-Sorglos-Paket an!