Was ist ein Datenraum?

Ein Datenraum ist ein sicherer Raum, in denen vertrauliche Dokumente aufbewahrt werden können und nur von befugten Personen gelesen werden dürfen. Niemand in der Wirtschaft würde ohne alle Fakten eine wichtige Entscheidung treffen. Bei bedeutenden materiellen Ereignissen wie Fusionen und Übernahmen, Ausschreibungen und Fundraising kann die erforderliche Einholung aller zur Entscheidungsfindung benötigten Informationen dazu führen, dass Zehntausende streng vertrauliche Dokumente durchsucht werden müssen.

Sichere Verwaltung für wichtige Unternehmensdaten

Die meisten Käufer möchten vor einer Übernahme eine organisierte Bewertung aller Aspekte eines Unternehmens durchführen. Um den potenziellen Käufer dazu in die Lage zu versetzen, stellt der Verkäufer wichtige Datensätze und Informationen häufig in einem physisch sicheren und ständig überwachten Raum zur Einsicht zur Verfügung. Das Expertenteam der Käuferseite kann dann auf die Dokumente in diesem Datenraum zugreifen. Auf diese Weise kann der Käufer seine Bewertung des Unternehmens bestätigen und gegebenenfalls vorhandene Schwachpunkte aufdecken, die ein Risiko für seine Investition darstellen könnten.

Wenn Unternehmen einen sicheren Ort benötigen, um vertrauliche Dokumente an ausgewählte Dritte weiterzugeben, verwenden sie also einen Datenraum, um zu kontrollieren, wer was sieht und um das Risiko zu minimieren, dass ihre vertraulichen Geschäftsinformationen Unbefugten zugänglich sind. Datenräume werden von Unternehmen, Beratern, Rechtsteams, Investoren und Wirtschaftsprüfern genutzt und dienen häufig als wesentlicher Bestandteil eines Due-Diligence-Prozesses für wesentliche Ereignisse wie Ausschreibungen, Rechtsgeschäfte, Fundraisings und Audits.

Was bedeuten Datenräume für Unternehmen?

Traditionell ist also ein Datenraum buchstäblich ein tatsächlicher Raum voller Dokumente. Unternehmen nutzen dafür einen Raum in ihrer eigenen Zentrale, in den Büros ihrer Anwälte oder an einem sicheren Ort wie einer Bank. Hier bewahren sie Dokumente auf, beschränken den Zugang zu ihnen und können diese überwachen. Sie sind normalerweise physisch gesichert und streng überwacht. Vorteilhaft beim physischen Datenraum ist, dass nur Befugte an Informationen gelangen. Der physische Datenraum hat jedoch erhebliche Einschränkungen. Das Suchen und Überprüfen von physischen Dokumenten ist schwierig und zeitaufwändig. Häufig ist jeweils nur eine Person oder ein Team zur gleichen Zeit im Datenraum erlaubt. Dies bedeutet, dass konkurrierende Interessenten oder sogar Spezialisten des gleichen Teams auf den Zugriff warten müssen. Es kann teuer werden, die Handelsteams nahe genug vor Ort für die Nutzung des Datenraums unterzubringen. Insbesondere, wenn der Due-Diligence-Prozess Monate dauern kann.

Um sicherere Abschlüsse viel schneller ausführen zu können und dazu eine bessere Kontrolle über mehrere Bieter zu haben, entscheiden sich viele Unternehmen heute für einen virtuellen Datenraum, um einen sicheren Online-Ort für die Offenlegung Ihrer Dokumente zu schaffen. Ein virtueller Datenraum ist eine Cloud-Lösung, die speziell für die sichere Speicherung und gemeinsame Nutzung von vertraulichen Geschäftsinformationen entwickelt wurde. Cloud-Computing, ein Begriff, der 1996 von Compaq-Computer-Führungskräften geprägt wurde, verlagerte den Dateizugriff von Desktops und Geräten auf das Internet. Google-Chef Eric Schmidt stellte den Begriff 2006 einem breiteren Konferenzpublikum vor, als er über das Aufstellen und die Struktur von Datendiensten auf Servern sprach. Innerhalb eines Jahres begannen Microsoft, Amazon und IBM mit dem Marketing von Cloud-Computing-Initiativen. Der virtuelle Datenraum entstand etwa zur gleichen Zeit wie die Präsentation von Google. Seit 2006 haben virtuelle Datenräume die arbeits- und zeitintensiven Due-Diligence-Bemühungen früherer Jahrzehnte obsolet gemacht.

Aller Anfang ist schwer

Die Anbieter hatten mehrere Herausforderungen zu meistern:

• Aufklärung der Kunden über den Wert eines virtuellen Datenraums als Lösung für die Dateispeicherung
• Herstellen der Sicherheit in Bezug auf die Sicherheitskontrolle für sensible Daten in digitaler Form,
• Abrufen gesetzlicher Nachweise für digitale Dateien
• Umstellung der Kunden von Papier auf digitale Prozesse
• Zeit und Arbeitsaufwand für das Scannen und Hochladen von Papierdateien
• Erstellen stabiler Umgebungen für große Dokumentationsmengen

Sicherheitsprotokolle für das Öffnen, Freigeben und Drucken von Dokumenten erstellen einen detaillierten Aktivitätspfad für Teilnehmer und Prüfer. Datenräume bieten spezifische Funktionen wie erweiterte Berechtigungen, Q- & A-Tools, Notizen und Lesezeichen sowie Authentifizierung mit mehreren Faktoren und Wasserzeichen.

Sicherheit von Daten ist das A und O

Heutzutage bauen Datenraumanbieter zunehmend maschinelle Lerntechnologien in ihre Software ein und erweitern so ihr Angebot um Werkzeuge wie automatische Dokumentenübersetzung, Befundverwaltung und automatische Analyse von Dokumenten und das Setzen von roter Flagge. Der virtuelle Datenraum bietet zahlreiche Sicherheitsfunktionen für die verwalteten Dokumente und Dateien, die die Unternehmensdokumente und vertraulichen Daten schützen. Die Sicherheitsfunktionen für Dokumente reichen von der Wasserzeichenmarkierung bis hin zur Verschlüsselung von Daten mit vom Kunden verwalteten Sicherheitsschlüsseln.

Dynamische Wasserzeichen werden automatisch in jedes aus dem virtuellen Datenraum heruntergeladene Dokument eingebettet. Das Wasserzeichen kann das Datum des Downloads, den Namen des Projekts, den Namen und sogar die IP-Adresse der Person enthalten, die das Dokument heruntergeladen hat. Eine Sicherheitsfunktion, die manchmal als „selbstzerstörendes Dokument“ oder „Remote-Zerstörung“ bezeichnet wird, ermöglicht es, das Zugriffsrecht auf das Dokument jederzeit zu widerrufen. Dies ist selbst, nachdem der Benutzer die Datei bereits heruntergeladen hat, möglich. Diese Dokumentschutzfunktion verhindert die unerwünschte Verteilung von Dokumenten. Die Funktion der eingeschränkten Anzeige ermöglicht das Sperren von Teilen des Bildschirms, während das Dokument im Internetbrowser angezeigt wird. Dies hilft, Sicherheitsverletzungen wie unaufgefordertes Betrachten an öffentlichen Orten, Kamera-basierte Angriffe oder Bildschirmaufnahmen zu verhindern. Die 256-Bit-AES-SSL-Verschlüsselung ist der goldene Standard für Online-Banking- und E-Commerce-Transaktionen.

Unternehmen legen den Zugriff auf den Datenraum selbst fest

Die Anbieter eines virtuellen Datenraums garantieren den höchsten Standard der Datenverschlüsselung während der Übertragung von Daten vom und zum virtuellen Datenraum sowie während des Speicherns der Daten. Mit Dokumentsicherheitsrichtlinien können benutzerdefinierte Dokumentschutzstufen festgelegt werden. Dabei können für jedes Dokument im virtuellen Datenraum die Rechte zum Anzeigen, Freigeben, Bearbeiten oder Herunterladen des ursprünglichen oder mit Wasserzeichen versehenen Dokuments festgelegt werden. Auch die Option zum Drucken von Dateien kann eingeschränkt sein. Ein virtueller Datenraum bietet die Möglichkeit, die Rechte für den Dokumentenzugriff für jeden Benutzer des Datenraums genau festzulegen. Die Datensicherung fügt eine weitere Ebene der Dokumentensicherheit hinzu. Dies stellt sicher, dass in den virtuellen Datenraum hochgeladene Dokumente niemals verloren gehen oder zerstört werden können. Ein virtueller Datenraum kann Echtzeit-Dateisicherung durch verschlüsselte VPN-Tunnel bieten. Der virtuelle Datenraum scannt automatisch alle hochgeladenen Dokumente auf Viren oder andere Fehler. Die meisten virtuellen Datenräume lassen dabei das Hochladen defekter Dateien nicht zu.

Von Anwaltskanzleien bis hin zum Finanzwesen – Datenraumnutzung wird immer beliebter

Bei der offenen Verschlüsselung wird das Dokument beim Öffnen automatisch verschlüsselt, um den unbefugten Zugriff über ein ungesichertes Netzwerk zu verhindern. Beim Speichern stellt die Verschlüsselung sicher, dass Dokumente während der Speicherung geschützt und für Unbefugte nicht lesbar sind. Momentan entwickeln sich blockchainbasierte Technologien, um die Sicherheit im virtuellen Datenraum zu verbessern. Die Akzeptanz des Konzepts virtueller Datenraum ist seither stetig gestiegen. Der virtuelle Datenraum hat sich zu einem Online-Besprechungsraum für alle Beteiligten entwickelt. Die Zusammenarbeit zwischen den Parteien wird immer einfacher. Denn die Tools im virtuellen Datenraum stehen auch außerhalb von Due-Diligence-Aktivitäten zur Nutzung zur Verfügung. Virtuelle Datenraumanwendungen werden über die Due-Diligence-Aktivitäten hinaus auf Kredit-, Beteiligungs- und Wagnistransaktionen erweitert. Obwohl der virtuelle Datenraum traditionell beispielsweise für Finanztransaktionen oder Börsengänge Anwendung findet, hat sich sein Anwendungsbereich in den letzten zehn Jahren enorm erweitert.

Jedes Unternehmen, das mit der sicheren und spezialisierten Verwaltung seiner Dokumentation befasst ist, kann potenziell einen Datenraum nutzen. Während Investmentbanken, Anwaltskanzleien und Finanzorganisationen Schlüsselkunden sind, wird der virtuelle Datenraum auch in den Bereichen Biotechnologie, Energie, Pharmazie und Telekommunikation eingesetzt. Sicherer Dokumentenaustausch ist ein Dienst, der in fast jeder Branche Einsatz findet. IBIS berichtet, dass der Umsatz im Bereich des virtuellen Datenraums 2017 bei mehr als 300 Anbietern über 800 Millionen US-Dollar betrug. Die annualisierten Wachstumsraten erreichten zwischen 2012 und 2017 fast 8 %. Prognosen für die Zukunft zeigen, dass der virtuelle Datenraum bis 2022 mehr als 1,1 Mrd. USD generieren wird.