Was ist der PDCA Zyklus?

Jeden Tag (ein bisschen) besser? Nein, „Jeden Tag an Verbesserungen denken“, lautet das realistische Lebensmotto, weil von alleine nichts besser wird. Für Unternehmen ist das heute essentiell, die Konkurrenz in der globalen Welt ist groß und kreativ . Gute Ideen lassen das Unternehmen nicht wachsen, sondern erst deren kluge Umsetzung. Der PDCA Zyklus bietet ein effektives Werkzeug für eine ständige Optimierung.

Definition „PDCA Zyklus“

Der PDCA Zyklus beschreibt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der sich in der Betriebswirtschaftslehre unter dem Stichpunkt „KVP„ zusammenfassen lässt. Das Streben nach dem Ersatz des „Guten durch das Bessere“ ist die Grundlage jedes Qualitätsmanagements; steht hinter Verbesserungen nach ISO9001 und Fortentwicklungen im Sinne des japanischen Kaizen.

Das Streben allein bringt nur noch keine Verbesserung, auch bei hoher Motivation der Beteiligten ist die Umsetzung die Hauptschwierigkeit. Der PDCA Zyklus macht es konkret, teilt den „endlosen Weg aufwärts“ in begehbare Teilstrecken: Mit Plan, Do, Check, Act gibt man vier konkrete Schritte vor, mit denen sich Vorhaben geordnet in Maßnahmen umsetzen lassen.

Der Ursprung des PDCA Zyklus

Der PDCA Zyklus geht im Ansatz auf Experimente von Galileo Galilei und empirische Ideen Francis Bacons vor rund 400 Jahren zurück. Diese Ursprünge ließen sich von Wirtschaftsweisen mit Bezug zum W. Edwards Deming Institute zurückverfolgen, an dem man den PDCA Zyklus einstmals entwickelt hat:

Der US-Amerikaner Walter A. Shewhart schuf als leidenschaftlicher Qualitätsverbesserer ab 1924 die Grundlagen

für die Verbesserung von Produktionsprozessen. Der Physiker W. Edwards Deming entwickelte aus den methodischen Vorschlägen Shewharts in den 1940er Jahren das kreisförmige Schema der prozesshaften Qualitätsverbesserung, das bis heute als Deming-Zyklus, Shewhart-Cycle, PDCA Zyklus bekannt ist. Lesen Sie hier alles zu Walter A. Shewhart.

„Always touch a running system“ lautet vielmehr die Devise der fortschrittlichen, an optimalen Prozessen und besten Ergebnissen interessierten „Macher“, weil „never touch“ jedes running system irgendwann zum Stillstand bringt. So entstand der – bis heute weiterentwickelte – PDCA Zyklus, bei dem Prozessanpassungen und Problemlösungen fortwährend 4 Stationen durchlaufen:

Die 4 Stationen des PDCA Kreises

1.  Plan = Planen
   Je feingliedriger und vielgestaltiger der Verbesserungsprozess, desto eher hilft die vorherige Planung bei der Umsetzung einer Idee. Welche Schritte sind notwendig, um welches Ziel zu erreichen? Meist ist erst eine Erfassung des Status Quo von Nöten, bevor man mit der Planung von Verbesserungen beginnen kann. Alle Mitarbeiter, die von der Umsetzung der Idee betroffen sind, sollten möglichst schon bei der Planung mithelfen.
2. Do = Ausführen
   Das geplante Vorhaben lässt sich umsetzen, bei großen Unternehmen vielleicht nur in einem Teil der Firma. Nun darf es eine Weile unter Beobachtung laufen, während die unmittelbar Betroffenen und auch möglichst viele externe Menschen notieren, wie gut es ihrer Meinung nach läuft.
3. Check = Überprüfen
   Nach der Testphase folgt die Analyse der gesammelten Beobachtungen, um herauszuarbeiten, wo und in welcher Art eine Nachjustierung notwendig ist, um die Erreichung des Ziels bestmöglich zu fördern. Auch hier sollten natürlich alle betroffenen Mitarbeiter dabei helfen, auch das Anhören externer Beobachter kann auch nicht schaden.
4. Act = Anpassen
   Unter Einarbeiten der bei der Überprüfung erarbeiteten Anpassungen lässt sich das Vorhaben komplett und in allen Bereichen des Unternehmens umsetzen. Wenn man die Maßnahmen der Stationen 1 bis 3 korrekt ermittelt und sinnvoll umgesetzt hat, ergibt sich eine Qualitätssteigerung, die sich nach einer Anlauf-, Kontroll– und Justierungsphase als neuer Standard etabliert.

Wo hilft Plan-Do-Check-Act?

Überall dort, wo fortlaufende Verbesserung von Prozessen gewünscht ist. Den PDCA Zyklus kann man zur Optimierung laufender Prozesse und zur Behebung von Fehlern und Fehlerursachen in diesen Prozessen einsetzen, aber auch zur Entwicklung neuer Produkte und Anpassung von Produktionsprozessen.

Der PDCA Zyklus ist eine gute Basis für ein Qualitätsmanagement, in dem jeder einzelne Mitarbeiter auf nachhaltige Veränderungen hinwirkt und die Manager Vorbilder in flexiblem Denken, Verantwortung und Handeln sind. Er PDCA Zyklus beugt schnellen „pragmatischen“ Frickel-Lösungen vor und öffnet den Weg für langfristig erfolgversprechende Veränderungen. Der PDCA Zyklus hat sich auch schon in vielen Unternehmen bei Optimierung des Zeitmanagements bewährt.

Der Einsatz ist frei und nicht an bestimmte Unternehmen- oder Arbeitsbereiche gebunden – wo etwas langfristig optimiert werden kann und soll, ist die PDCA-Methode immer richtig:

• zur laufenden Optimierung von Prozessen, Abläufen, Produkten, Dienstleistungen
• bei der Entwicklung neuer Produkte und/oder Dienstleistungen
• bei der Einführung von neuem Denken, neuen Gewohnheiten, neuen Prozess-Abläufen
• als Unterstützung bei der Einführung von Prozessverbesserungs-Managementsystemen wie Six Sigma
• Unterstützung bei der Entwicklung des TQM (Total Quality Managements) und/oder dessen Einführung im nächsten Unternehmensbereich
• zur Verbesserung der externen Unternehmensbeziehungen, deren Abläufe, Organisations– und Kommunikationsmodelle

Wenn alle Mitarbeiter „nach vorne denken“, bringt das auch das Unternehmen nach vorne.

Beispiel für die Anwendung des PDCA Zyklus

Die Pandemie, deren Nachwirkungen uns noch lange begleiten werden, gibt vielen Unternehmen die Zeit für grundsätzliche Änderungen. Andere Unternehmen haben sogar mehr zu tun – was um so mehr Anlass bietet, sich auf die Veränderungen vorzubereiten, die durch die Corona-Krise induziert werden. Es gibt ein Beispiel für die Anwendung des PDCA Zyklus, das für beide Arten von Unternehmen momentan mehr als angebracht ist:

Abspecken und Aufräumen, um in vielbeschäftigten Unternehmen die Betriebssicherheit zu erhöhen und die Einhaltung der Hygieneregeln zu erleichtern und in momentan unterbeschäftigten Betrieben ein Gefühl der Ordnung und Freiräume für einen Neustart zu erschaffen.

So könnte dann der PDCA Zyklus aussehen:

1. Ist-Zustand analysieren: Wo sind die Chaos-Ecken im Betrieb? Was kann weg? Können Heimarbeitsplätze zum Teil dauerhaft installiert werden, mit Gewinn für beide Seiten? Dann daraus Pläne schmieden: Kann überflüssige, schon lange nicht mehr genutzte Betriebsausstattung karitativen Organisationen zur Verfügung gestellt werden? Kann Betriebsmobiliar genutzt werden, um Heimarbeitsplätze besser auszustatten? Wird im
   

   Alle Mitarbeiter sind gefordert.

   Betrieb Raum frei, der mit Filteranlagen ausgestattet werden kann, um Maskenträgern Erholungspausen zu ermöglichen?

2. In der ersten Ausführungsphase sind die naheliegenden „Befreiungen“ und die schnell durchführbaren Verbesserungen z. B. von Heimarbeitsplätzen an der Reihe.
3. Dann folgt eine Ruhephase, in der sich die Kommunikation aber gerne weiter um „mehr Freiräume im Betrieb“ drehen kann, weil die Kommunikation über diese Dinge allemal besser ist, als sich über Sorgen zur Zukunft des Betriebes zu unterhalten.
4. Wenn alle Beteiligte genug Vorschläge gesammelt haben, beginnt die zweite Phase der „Aufräumaktion„, die dann vielleicht schon neue Ideen zur Kommunikation über Entfernungen, zu Meetingplätzen im Freien und zur kontaktlosen Kundenbetreuung hervorbringt.

Ist dieser PDCA Zyklus beendet, ist schon Zeit für den nächsten, der sich mit der Geschäftsausweitung wegen Lockerung/Aufhebung der Corona-Beschränkungen beschäftigt.