Was ist der KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess)?

Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist ein Konzept aus dem Qualitätsmanagement. In dieser Denkweise geht es darum, Prozesse, Service oder Qualität in einem Unternehmen kontinuierlich zu verbessern. Dabei identifiziert man in Teamarbeit immer wieder Problemstellen, erarbeitet passende Lösungen und setzt diese anschließend um.

Im Gegensatz zu Maßnahmen wie der Innovation handelt es sich bei dem KVP in der Regel immer um kleine Verbesserungsschritte, die zudem fortlaufend sind. Es geht nicht notwendigerweise um große Neuerungen, die einen einschneidenden Effekt haben, sondern darum, an kleinen Stellschrauben im Unternehmen zu drehen. Dabei hat sich der KVP mittlerweile zu einem wichtigen Aspekt des Qualitätsmanagements in Unternehmen entwickelt und ist auch Bestandteil der ISO 9001.

Geschichtliche Einordnung

Der KVP hat seinen Ursprung in Japan und geht auf den sogenannten Kaizen zurück. Kaizen stammt vom Amerikaner W.E. Demning, einem der Pioniere im Qualitätsmanagement. Sein Konzept tauchte zunächst in Japan in den 50er Jahren auf, wobei vor allem Toyota sich sehr erfolgreich an den Ideen des Amerikaners orientierte und seine Philosophie am KVP ausrichtete. Lesen Sie hier alles zu W.E. Demning.

In Deutschland dauerte es bis in den 90er Jahre, bis auch hierzulande der kontinuierliche Verbesserungsprozess Fuß fassen konnte. Zunächst war es die Automobilindustrie, welche in der Fertigung und Montage auf diese Art des Qualitätsmanagements setzte. Mittlerweile hat sich das Konzept in vielen Unternehmen in Deutschland durchgesetzt. Oft gibt es dabei eigene KVP-Teams, welche mit der Aufgabe betraut sind, Verbesserungsmöglichkeiten in den verschiedensten Bereichen innerhalb eines Unternehmens zu identifizieren und passende Maßnahmen zu entwickeln.

Voraussetzungen und Zielsetzung

Grundsätzlich hat auch das KVP die typischen Ziele des Qualitätsmanagements. Durch die Maßnahmen möchte man

In kleinen Schritten zur Besserung

die Prozesse effektiver machen, Qualität steigern oder Kosten senken. Idealerweise lassen sich mit einer Maßnahme gleich mehrere dieser Ziele erfüllen. Der große Unterschied zu anderen Verbesserungsmaßnahmen ist dabei, dass es sich nicht nur um einen fortlaufenden Prozess handelt, sondern dass man auch an besonders kleinen Stellschrauben dreht.

Damit die Optimierung funktionieren kann, gelten verschiedene Voraussetzungen. Zunächst ist es wichtig, dass in der Unternehmensführung und im Top-Management der Wille vorhanden ist, sich kontinuierlich zu verbessern. Ein wichtiger Schritt, um dies zu erreichen, ist die Förderung von Veränderungen im Unternehmen. Dafür sind auch die Mitarbeiterschulung sowie die entsprechende Motivation wichtig. Ideen und Vorschläge sollten immer willkommen sein und es muss eine Bereitschaft geben, vorgeschlagene Veränderungen und Verbesserungen umzusetzen. Dies gilt wohlgemerkt auch für die kleinsten Verbesserungen. Nur, wenn sich diese durch die Mitarbeiter umsetzen lässt, kann der kontinuierliche Verbesserungsprozess funktionieren.

Dabei spielt auch die Geschwindigkeit eine Rolle. Da der KVP ein kontinuierlicher Prozess ist, bei dem man immer wieder Dinge verändert oder anpasst, darf die Umsetzung der Maßnahmen nicht schleppend oder verzögert erfolgen. Daher ist es auch von Bedeutung, dass die Unternehmensführung nicht nur den Willen zum KVP zeigt, sondern auch die notwendigen Mittel bereitstellt. Scheitert die Umsetzung an der Bürokratie oder den Finanzen im Unternehmen, können Mitarbeiter schnell enttäuscht sein und die Motivation für eine weitere Beteiligung verlieren.

Vorgehen beim KVP

Nach ausgeklügeltem Plan zum Erfolg

In vielen Unternehmen wird mit sogenannten KVP-Teams gearbeitet, die für Identifizierung potenzieller Verbesserungsfelder und der Erarbeitung von passenden Maßnahmen zuständig sind. Die konkreten Arbeitsschritte können sich aber je nach Unternehmen und Fall etwas unterscheiden. Grundsätzlich lässt sich der Prozess aber meist in vier große Schritte einteilen.

Analyse

Im ersten Schritt müssen die Teams zunächst einmal das konkrete Arbeitssystem identifizieren und genau abgrenzen. Man legt also fest, was genau zur Verbesserung steht. Anschließend gilt es, in diesem System die potenziellen Probleme zu ermitteln und zu bewerten. Die Probleme können dabei ganz unterschiedliche Aspekte sein wie beispielsweise Kosten, Zeit, Qualität oder Ressourcenverbrauch. Ein wichtiger Punkt dabei ist auch die Gegenüberstellung des Ist- mit dem Soll-Zustand. Die Identifizierung der Probleme ist jedoch nicht ausreichend. Sie müssen anschließend auch genau analysiert werden. Dabei geht es nicht nur darum, die Gründe zu finden, sondern auch eventuelle Zusammenhänge mit anderen Bereichen oder zusätzliche Nebenwirkungen.
Maßnahmen entwickeln

Sind die Problemstellen umfassend analysiert, geht es im nächsten Schritt darum, Lösungsmöglichkeiten zu entwickeln. Dabei sammelt man zunächst einmal alle möglichen Ideen, zum Beispiel in einem Brainstorming. Danach erfolg eine Bewertung der Ideen. Das Team versucht, unter den verschiedenen Ansätzen die besten zu identifizieren und aus ihnen konkrete Maßnahmen abzuleiten. Ein wichtiger Punkt ist dabei auch die Bewertung des Aufwands und des Ertrages. So muss man die Frage beantworten, ob es sich in Hinblick auf den betrieben Aufwand überhaupt lohnt, eine Maßnahme umzusetzen, wenn diese nur einen bestimmten Ertrag bringt.
Maßnahmen umsetzen

Sobald das Team passende Maßnahmen inklusive dem notwendigen Aufwand erarbeitet hat, wird das Ergebnis dem Entscheidungsgremium präsentiert. Dies kann das Management eines Unternehmens sein oder auch nur ein einzelner Chef. Danach folgt eine Vereinbarung, wie sich die Maßnahmen konkret umsetzen lassen und welche Ressourcen dafür notwendig sind. Anschließend legt man gemeinsam einen Zeitplan für die Umsetzung fest und bestimmt die verantwortlichen Personen.
Kontrolle

Der Prozess ist mit der Umsetzung allerdings noch nicht abgeschlossen. Da es sich beim KVP um eine kontinuierliche Maßnahme handelt, spielt auch die Kontrolle eine wichtige Rolle. Nach einem vorher bestimmten Zeitpunkt unterzieht man die neuen Prozesse einer Überprüfung. Auf diese Weise lässt sich nun

Wie schnell reagiert man auf Veränderungen?

ermitteln, ob und wie erfolgreich die neuen Maßnahmen sind. Hier ist auch die Frage zu beantworten, inwiefern noch weitere Anpassungen oder Veränderungen möglich oder notwendig sind, um noch mehr Potenzial auszuschöpfen. Typischerweise erfolgt die Kontrolle mehrfach oder fortlaufend, um auf Veränderungen schnell reagieren zu können.