Geheimhaltung leicht gemacht: Schwärzungsfunktion direkt im Datenraum

Für maximale Sicherheit Ihrer sensiblen Informationen ist unsere innovative Schwärzungsfunktion im docurex® Datenraum unverzichtbar – und das Beste: Sie müssen den Datenraum nicht verlassen, um Ihre Daten zu schützen. Ob sensible Kundendaten, Geschäftsgeheimnisse oder vertrauliche Vertragsdetails: Mit der Schwärzungsfunktion in docurex® Datenräumen haben Sie die volle Kontrolle darüber, welche Informationen in Ihren Dokumenten sichtbar sind.

Wann ist die die Schwärzung von PDF-Dateien unerlässlich?

1. Due-Diligence-Prüfung:

Beim Austausch vertraulicher Dokumente wie Finanzberichte, Verträge oder sensible Unternehmensinformationen im Rahmen von M&A-Transaktionen ist die Schwärzung von sensiblen Daten unerlässlich. So können Wettbewerbsvorteile und Geschäftsgeheimnisse geschützt werden, ohne den gesamten Dokumenteninhalt freigeben zu müssen.

2. Personalwesen:

Im Personalwesen spielt der Schutz personenbezogener Daten eine zentrale Rolle. Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen oder andere personalrelevante Dokumente enthalten oft sensible Informationen, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Die Schwärzungsfunktion ermöglicht es, diese Daten effektiv zu anonymisieren und die Privatsphäre der Mitarbeiter zu wahren.

3. Gesundheitswesen:

Im Gesundheitswesen unterliegen Patientendaten strengen Datenschutzbestimmungen. Die Schwärzung von sensiblen Informationen in Patientenakten, Arztbriefen oder anderen medizinischen Dokumenten ist daher unabdingbar, um die Privatsphäre der Patienten zu schützen und die Einhaltung relevanter Datenschutzgesetze wie der DSGVO zu gewährleisten.

4. Rechtliche Dokumente:

Verträge, Gutachten, Gerichtsakten oder andere rechtliche Dokumente können vertrauliche Informationen enthalten, die vor unbefugter Kenntnisnahme geschützt werden müssen. Die Schwärzungsfunktion ermöglicht es, diese sensiblen Daten selektiv zu unkenntlich zu machen, während der restliche Dokumenteninhalt für die autorisierten Benutzer zugänglich bleibt.

5. Forschung und Entwicklung:

In der Forschung und Entwicklung spielt der Schutz geistigen Eigentums und von Geschäftsgeheimnissen eine zentrale Rolle. Forschungsberichte, Patentanmeldungen oder andere Dokumente, die sensible Erfindungen oder Innovationen enthalten, können durch die Schwärzung effektiv geschützt werden.

6. Weitere Anwendungsfälle:

Die Schwärzungsfunktion findet darüber hinaus Anwendung in zahlreichen weiteren Branchen und Situationen, in denen der Schutz sensibler Daten erforderlich ist, wie z. B. in der öffentlichen Verwaltung, im Bankwesen, in der Versicherungsbranche oder im Bereich der Marktforschung.

Was kann unsere Schwärzungsfunktion?

Die Schwärzungsfunktion von docurex® eine effektive Lösung für Unternehmen, die ihre vertraulichen Informationen schützen möchten. Durch ihre schnelle und einfache Anwendung, sichere Datenverarbeitung, flexible Zugriffskontrolle und Zeitersparnis ist sie eine wertvolle Ergänzung für jeden, der sensiblen Daten einen hohen Stellenwert beimisst.

1. Schnelle und einfache Anwendung: Die Schwärzungsfunktion von docurex® ermöglicht es, sensible Informationen mit nur wenigen Mausklicks zu schwärzen. Dies bedeutet, dass Benutzer keine zeitaufwändigen manuellen Prozesse durchlaufen müssen, um vertrauliche Daten zu schützen. Stattdessen können sie einfach die entsprechenden Bereiche markieren und mit einem Klick schwärzen.

2. Zwei Schwärzungsmethoden: Die Anwendung bietet zwei verschiedene Methoden zur Schwärzung von Informationen. Benutzer können zwischen dem manuellen Markieren und Schwärzen oder der automatischen „Suchen und Schwärzen“-Option wählen. Diese Flexibilität ermöglicht es Benutzern, die Methode auszuwählen, die am besten zu ihren spezifischen Anforderungen passt.

3. Sichere Datenverarbeitung: Ein zentraler Aspekt der docurex® Schwärzungsfunktion ist die sichere Datenverarbeitung. Originaldateien bleiben unverändert und werden sicher in den hochsicheren Datenräumen von docurex® gespeichert. Dies stellt sicher, dass vertrauliche Informationen nicht kompromittiert werden, während sie bearbeitet oder geteilt werden.

4. Flexibler Zugriff: Die Schwärzungsfunktion ermöglicht es Benutzern, die Originaldatei und die geschwärzte Kopie verschiedenen Benutzergruppen zur Verfügung zu stellen. Dadurch können sie den Zugriff auf vertrauliche Informationen kontrollieren und sicherstellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.

5. Zeitersparnis: Durch die Verwendung der Schwärzungsfunktion von docurex® können Unternehmen wertvolle Zeit und Mühe sparen, die sie sonst für die manuelle Bearbeitung sensibler Dokumente aufwenden müssten. Dies ermöglicht es ihnen, effizienter zu arbeiten und sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Wie funktioniert die docurex® Schwärzungsfunktion?

Ganz einfach: 

1. Laden Sie Ihre PDF-Datei in den docurex® Datenraum hoch.
2. Wählen Sie die gewünschte Schwärzungsmethode: manuelles Markieren und Schwärzen oder „Suchen und Schwärzen“.
3. Markieren Sie die Bereiche, die Sie unkenntlich machen möchten, oder geben Sie die Suchbegriffe für die automatische Schwärzung ein.
4. Klicken Sie auf „Schwärzen“ und die vertraulichen Informationen werden sofort unkenntlich gemacht.

Unser Tipp:
Nutzen Sie die Funktion „Versionierung“ in Ihrem Datenraum: In diesem Fall wird die geschwärzte Datei als neue Version desselben Dokuments abgespeichert. Beide Versionen können Sie bequem im Versions-Verlauf einsehen.