Das Handelsregister – was ist das genau?

Das Handelsregister ist ein öffentliches, von jedermann einsehbares Verzeichnis. Es enthält Informationen über Kaufleute in einer bestimmten Region. Ein Handelsregistereintrag ist für bestimmte Unternehmen verpflichtend, für andere freiwillig möglich. Alle wichtigen Informationen zum Handelsregister liefert dieser Beitrag.

Welche Daten werden im Handelsregister gespeichert?

Das Handelsregister besteht aus zwei sogenannten Abteilungen – Abteilung A und Abteilung B. Die Abkürzungen HRA und HRB stehen dementsprechend für Handelsregister Abteilung A und Handelsregister Abteilung B.

Abteilung A des Handelsregisters (HRA)

In der Abteilung A des Handelsregisters werden Eintragungen für Einzelunternehmen, Personengesellschaften und rechtsfähige wirtschaftliche Vereine eingetragen. Hier finden sich Handelsregistereintragungen zu:

• KG – Kommanditgesellschaft
• e. K. – Einzelkaufmann
• OHG – Offene Handelsgesellschaft
• EWIV – Europäisch wirtschaftliche Interessenvereinigung

Der Eintrag folgender Daten ist in dieser Abteilung vorgeschrieben:

• Firmenname & Sitz
• Anschrift der Niederlassung
  Unternehmensgegenstand
• Rechtsform & Inhaber bzw. Gesellschafter
• Höhe der Kommanditeinlage (bei einer KG)
• Bestellung und Abbestellung von Prokuristen, Haftungsausschluss
• ein möglicher Haftungsausschluss bei Geschäftsübernahme
• Eröffnung, Einstellung oder Aufhebung eines Insolvenzverfahrens
• Auflösung einer Gesellschaft
• Erlöschen einer Firma

Abteilung B des Handelsregisters (HRB)

Die Abteilung B des Handelsregisters ist den Kapitalgesellschaften vorbehalten. In dieser Abteilung finden sich:

• AG – Aktiengesellschaft
• GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung
• GmbH & Co. KG – Gesellschaft mit beschränkter Haftung und Compagnie Kommanditgesellschaft
• UG – Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)
• Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit

In Abteilung B des Handelsregisters werden die folgenden Daten eingetragen:

• Firmenname, Sitz
• Anschrift der Niederlassung
  Rechtsform und Gegenstand des Unternehmens
• Höhe des Grundkapitals & Nennung der Vorstandsmitglieder (AG)
• Höhe des Stammkapitals & Nennung der Geschäftsführer (GmbH)
• Bestellung und Abbestellung von Prokuristen
• Eröffnung, Einstellung oder Aufhebung eines Insolvenzverfahrens
• Auflösung einer Gesellschaft
• Erlöschen einer Firma

Wozu dient das Handelsregister?

Das Handelsregister sorgt im Geschäftsverkehr für mehr Sicherheit und Transparenz. Aus dem Handelsregisterauszug eines Unternehmens ist unter anderem ersichtlich, wer für das Unternehmen handeln darf, wer Verträge abschließen darf, welche Zweigniederlassungen des Unternehmens existieren oder wie die ladungsfähige Anschrift des Unternehmens lautet.

Die eingetragenen Daten gelten als vollständig und zuverlässig. Hinzu kommt, dass sie für jedermann zugänglich und einsehbar sind. Unternehmen können auf die Richtigkeit der im Handelsregister gespeicherten Daten vertrauen. Jedes Handelsregister in Deutschland genießt den sogenannten öffentlichen Glauben.

Welche Vor- und Nachteile hat ein Eintrag ins Handelsregister?

Durch einen Eintrag ins Handelsregister ergeben sich für Unternehmen mehrere Vor-, aber auch Nachteile.

Vorteile der Eintragung ins Handelsregister

• Fantasiebezeichnungen beim Firmennamen sind möglich
• der Firmenname kann vom Nachfolger / Käufer übernommen werden
• der Firmenname genießt einen besonderen Schutz
• Gerichtsstand bei Verträgen mit anderen Kaufleuten frei wählbar
• Erteilung von Prokura

Nachteile eines Handelsregistereintrags

• strengere Buchführungs– und Bilanzierungspflichten
• höhere Anforderungen bezüglich der Angaben auf Geschäftsbriefen
• Notar- und Gerichtskosten für den Eintrag
• keine Einrede der Vorausklage bei übernommenen Bürgschaften
• unverzügliche Rügepflicht von Mängeln beim Wareneinkauf

Ist ein freiwilliger Handelsregistereintrag möglich?

Selbstständige und Freiberufler werden vom Gesetzgeber nicht als Kaufleute angesehen und sind daher nicht zu einem Eintrag in das Handelsregister verpflichtet. Ein freiwilliger Eintrag ist jedoch möglich. Durch einen freiwilligen Eintrag erlangen Einzelunternehmer, Freiberufler und GbR das Ansehen und den Status eines kaufmännisch geführten Betriebes. Das heißt:

• die Beschäftigung von einem oder mehreren Prokuristen ist möglich
• der Firmenname wird geschützt
• das Vertrauen bei Kunden und Auftraggebern steigt
• es besteht die Möglichkeit, selbstständige Zweigstellen zu eröffnen

Ein wesentlicher Nachteil der freiwilligen Eintragung sind die strengeren Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB) bezüglich der Buchführung und Offenlegungspflicht. Alle Geschäftsvorgänge müssen Unternehmer lückenlos offenlegen. Darüber hinaus ergibt sich die Verpflichtung zur Bilanzerstellung. Nicht zuletzt müssen die Angaben auf Geschäftsbriefen und im Impressum einer Webseite ergänzt werden.

Welche Änderungen müssen dem Registergericht gemeldet werden?

Die beim ersten Eintrag in das Handelsregister gemachten Angaben sind nicht in Stein gemeißelt. Im Laufe der Jahre können sich zahlreiche Veränderungen ergeben, die dem Registergericht mitgeteilt werden müssen. Hierfür ist die Beauftragung eines Notars erforderlich. Der Notar beurkundet und übermittelt die rechtlichen und wirtschaftlichen Veränderungen an das Registergericht. Eintragungspflichtige Änderungen sind zum Beispiel:

• Änderung der Firma, des Sitzes oder der Anschrift
• ein Wechsel in der Geschäftsleitung
  Widerruf oder Erteilung einer Prokura
• Wechsel der Gesellschafter
• Errichtung, Änderung oder Erlöschen einer selbstständigen Zweigniederlassung
• bei Kapitalgesellschaften Änderung des Gesellschaftsvertrages

Der Anmeldungstext wird vom Notar geschrieben und auf elektronischem Wege an das Registergericht weitergeleitet. Der Notar überwacht die Richtigkeit der Eintragung ins Handelsregister.

Löschung von Handelsregistereintragungen

Aus bestimmten Gründen kann eine Löschung des Handelsregistereintrages eines Unternehmens erforderlich werden. Die Löschung kann entweder auf Antrag oder von Amts wegen erfolgen.

Löschung eines Handelsregistereintrags auf Antrag

Bei einer Löschung auf Antrag erfolgt die Löschung auf Antrag des Unternehmens selbst. Der Antrag muss über einen Notar gestellt werden. Eine Löschung ist möglich wegen Geschäftsaufgabe, wenn das Handelsgewerbe auf einen nicht kaufmännischen Gewerbebetrieb herabsinkt, oder wenn das Handelsgewerbe in eine freiberufliche Unternehmung umgewandelt wird.

Löschung eines Handelsregistereintrags von Amts wegen

Eine Löschung von Amts wegen bedeutet, dass eine Kapitalgesellschaft oder eine Genossenschaft, die kein Vermögen mehr besitzt, auf Antrag des Finanzamtes oder der berufständigen Organe (z. B. IHK, Handwerkskammer) gelöscht werden kann. Eine Gesellschaft muss von Amts wegen gelöscht werden, wenn das Insolvenzverfahren durchgeführt wurde und nicht ersichtlich ist, ob noch Vermögen vorhanden ist. Gleichzeitig mit der Löschung aus dem Handelsregister erfolgt auch die Abmeldung der Firma beim zuständigen für Gewerbe-/Ordnungsamt.

Folgen einer Nichteintragung ins Handelsregister

Nicht für jedes Unternehmen besteht ab dem Tag der Gründung eine Eintragungspflicht in das Handelsregister. Wenn das Unternehmen im Laufe der Zeit jedoch wächst, können die Voraussetzungen erfüllt und ein Eintrag erforderlich werden. In der Regel sind es die zuständigen Finanzämter, die Unternehmen prüfen und die Eintragung anordnen. Der Jahresumsatz, die Zahl der Beschäftigten, das Kapital oder die Anzahl der Geschäftsvorgänge finden bei dieser Prüfung Berücksichtigung.

Firmeninhaber werden vom Finanzamt darüber informiert, falls eine Eintragung erforderlich ist. Wenn ein Unternehmer dieser Aufforderung nicht nachkommt, macht er sich strafbar. In diesem Fall kann das Registergericht entsprechend den Vorgaben in § 15 HGB ein Zwangsgeld verhängen. Das Zwangsgeld kann bis zu 5000 Euro betragen. Gegebenenfalls kann das Registergericht auch eine Zwangshaft anordnen, um die Eintragung ins Handelsregister zu erreichen.