Durch korrekte Buchführung sicher im Geschäft: Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbetreibende

Wer kennt es nicht, wenn der Fiskus gnadenlos zuschlägt? So etwas kann bereits bei Fehlen eines einzigen Belegs bzw. einer einzelnen Rechnung passieren. Vor allem größere Unternehmen, ab einer Umsatzgrenze von 500.000 €, werden von Steuerprüfern heimgesucht, wenn diese Aufbewahrungsfristen spezieller Dokumente verstreichen lassen und somit Ihrer Aufbewahrungspflicht nicht nachkommen. Wie Privatpersonen unterliegen Kleinunternehmer, Kleingewerbetreibende und Freiberufler der Steuerpflicht.

Die Regelungen für gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind in §147 der AO festgelegt. Um als Unternehmer bohrenden Fragen vonseiten des Steuerprüfers gelassen entgegentreten zu können, müssen Sie Bescheid wissen.

Welche Dokumente unterliegen der Aufbewahrungspflicht?

Zuerst sollten Sie Geschäftsunterlagen von Privaten trennen. Falls Sie ein größeres Unternehmen betreiben, verwechseln Sie keinesfalls handelsrechtliche Dokumente mit steuerrechtlich Relevanten, dazu zählen:

• Jahresabschlüsse
• Inventare
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen
• Handels-und Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Zollanmeldungen

Weitere Unterlagen sind:

• Arbeitsanweisungen
• Beschreibungen
• Organisations-Richtlinien

Der Einblick in die Organisationsstruktur erleichtert dem Steuerprüfer das Verständnis zur Buchführung des betroffenen Unternehmens. Wenn Sie Ihr Buchführungssystem dokumentieren, ersparen Sie nicht nur dem Steuerprüfer kostbare Zeit. Umso eher können Sie sich wieder Ihrer geschäftlichen Tätigkeit widmen, ohne rechtliche Konsequenzen. Darüber hinaus bewahren Sie den Überblick über sämtliche Rechnungen, Belege und Geschäftspapiere. Diese unterliegen ebenfalls den Regelungen im §147 der AO. Geschäftspapiere umfassen:

• Anschreiben
• Angebote
• Anfragen
• Auftragsbestätigungen
• Reklamationen
• Mahnungen
• Lieferscheine
• Kalkulationen
• Preislisten

Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten für welche Dokumente?

Folgende Unterlagen sollten Selbstständige, Freiberufler und Kleingewerbetreibende bis zu 10 Jahre lang aufbewahren:

• Buchhaltungsunterlagen
• Jahresabschlüsse
• Inventare
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen
• Buchungsbelege
• Zollanmeldungen

Bis zu 10 Jahre lang sollten Sie auch Rechnungen aufbewahren.

Darüber hinaus können Sie alle übrigen Unterlagen, welche hier nicht aufgeführt sind, schon nach 6 Jahren vernichten.
Gegen Ende des letzten Geschäftsjahres, nach letztmaliger Änderung Ihrer Dokumente, beginnt der Sand durch die Uhr zu rieseln.

Wo und wie sind Unterlagen zu archivieren?

Ihre Schriftstücke sollten feuchtigkeitsfest an nicht entzündbaren Plätzen aufbewahrt werden. Empfehlenswert sind speziell konzipierte Büromöbel, wie beispielsweise Aktenschränke. Falls Sie im Ausland, innerhalb des EU-Raums, Ihre Dokumente und Rechnungen aufbewahren, müssen Sie einen Antrag für eine Genehmigung stellen. Für eine solche Ausnahme kommen Sie um eine elektronische Buchführung nicht herum. Dafür eignen sich revisionssichere Dokumentenmanagementsysteme, womit ein Zugriff aus der Ferne möglich ist.

Welche Buchführung eignet sich am besten?

Ein professionelles Dokumentenmanagement-System schafft finanzielle Freiräume und erheblich mehr Flexibilität, wie bei einer klassischen Buchführung. Beispielsweise durch Wegfall kostspieliger, klobiger Büromöbel senken Sie die Archivierungskosten.

In Archiven dieser intelligenten Software sind alle Ihre Dokumente, Belege und Rechnungen alphabetisch, kategorisch und nach Belegnummern sortiert. Eine solche Buchführung wappnet Sie gegen das Versäumnis von Aufbewahrungsfristen sowie gegen die kritischsten Fragen mancher Steuerprüfer.

Welche Folgen hat eine Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und Unterlagen?

Kommen Sie der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen nicht nach und lassen eine Frist verstreichen, kann das mehr oder weniger unangenehme Folgen für Sie haben. Das kommt beim Fehlen oder beim frühzeitigen Vernichten eines Dokuments vor.

Für Sie als Klein-Gewerbetreibender, Selbstständiger oder Freiberufler bedeutet das eine Steuer-Straftat, durch Verletzung der Buchführungspflicht. In solchen Fällen führt das Finanzamt entweder Schätzungen zu Ihren finanziellen Ungunsten durch. Des Weiteren kann es zu Geldstrafen, gelegentlich auch zu Freiheitsstrafen kommen wenn Steuerhinterziehung begangen wurde.

Haben Sie bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung mit Kunden oder Geschäftspartnern nicht das passende Dokument zur Hand, wirkt sich das für Sie nachteilhaft auf die Beweislast gegen den Angeklagten aus.

Fazit

Um unangenehmen Überraschungen vorzubeugen, sollten Sie sich unbedingt mit den Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen Ihrer Dokumente auseinander setzen. Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System erleichtert Ihnen die Buchführung, senkt die Archivierungskosten und somit die Kosten eines Buchhalters. Sie brauchen keine Belege mehr krampfhaft sortieren und in platzraubenden Ordnern archivieren. Sie und der Steuerprüfer bewahren den Überblick und sparen Zeit. Ihnen bleibt mehr Zeit für das Geschäft.