Intelligentes Dokumenten-Management für Ihre sensiblen Daten

docurex bietet Ihnen ein umfassendes Dokumenten-Management-System mit KI-Unterstützung, das Ihre vertraulichen Dokumente sicher verwaltet und Ihnen Zeit spart.

Dokumenten-Management

Effiziente Dokumentenverwaltung für anspruchsvolle Anforderungen

docurex ist mehr als nur ein virtueller Datenraum. Es ist ein leistungsstarkes Dokumenten-Management-System, das speziell für den Umgang mit vertraulichen und sensiblen Dokumenten entwickelt wurde. Mit docurex können Sie Ihre Dokumente sicher speichern, organisieren, teilen und analysieren – alles in einer intuitiven und benutzerfreundlichen Umgebung.

Umfassende Dokumentenverwaltung

docurex bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie für eine effiziente Verwaltung Ihrer Dokumente benötigen:

  • Einfaches Hochladen: Drag & Drop Upload oder Bulk-Upload für mehrere Dateien gleichzeitig
  • Flexible Ordnerstruktur: Organisieren Sie Ihre Dokumente nach Ihren Bedürfnissen
  • Versionierung: Behalten Sie den Überblick über verschiedene Versionen eines Dokuments
  • Metadaten: Fügen Sie Ihren Dokumenten zusätzliche Informationen hinzu
  • Dokumentenvorschau: Betrachten Sie Dokumente direkt im Browser ohne Download
  • Volltextsuche: Finden Sie schnell die Dokumente, die Sie benötigen
Dokumentenverwaltung

Intelligente Dokumentenanalyse

Mit den KI-Funktionen von docurex können Sie große Dokumentenmengen effizient analysieren und wichtige Informationen schnell extrahieren:

  • Automatische Zusammenfassung: Erhalten Sie prägnante Zusammenfassungen Ihrer Dokumente
  • docuKI-Chat: Stellen Sie natürlichsprachliche Fragen zu Ihren Dokumenten
  • Risikoerkennung: Identifizieren Sie potenzielle Risikofaktoren in Verträgen
  • Klauselextraktion: Lassen Sie wichtige Klauseln automatisch erkennen
  • Dokumentenvergleich: Erkennen Sie Unterschiede zwischen verschiedenen Dokumentversionen
  • Intelligente Kategorisierung: Organisieren Sie Dokumente automatisch nach Inhalt
Dokumentenanalyse

Sichere Zusammenarbeit

docurex ermöglicht die sichere Zusammenarbeit an Dokumenten, auch mit externen Partnern:

  • Granulare Zugriffsrechte: Steuern Sie genau, wer auf welche Dokumente zugreifen darf
  • Kommentar- und Notizfunktion: Fügen Sie Anmerkungen zu Dokumenten hinzu
  • Fragen-und-Antworten-Modul: Klären Sie Fragen direkt im Kontext der Dokumente
  • Aktivitätsprotokollierung: Behalten Sie den Überblick, wer wann auf welche Dokumente zugegriffen hat
  • Benachrichtigungen: Werden Sie über Änderungen und neue Dokumente informiert
  • Aufgabenverwaltung: Weisen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie deren Fortschritt
Zusammenarbeit

Der komplette Dokumentenlebenszyklus

docurex begleitet Ihre Dokumente durch ihren gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung bis zur Archivierung.

1. Erstellung & Import

  • Einfaches Hochladen von Dokumenten
  • Bulk-Upload für mehrere Dateien
  • Automatische Indexierung
  • OCR für gescannte Dokumente
  • Metadaten-Erfassung

2. Verwaltung & Bearbeitung

  • Strukturierte Organisation
  • Versionierung
  • Dokumentenvorschau
  • Kommentare und Anmerkungen
  • Kollaborative Bearbeitung

3. Freigabe & Verteilung

  • Granulare Zugriffsrechte
  • Sichere Freigabe für externe Nutzer
  • Wasserzeichen und Druckbeschränkungen
  • Aktivitätsprotokollierung
  • Benachrichtigungen

4. Suche & Analyse

  • Leistungsstarke Volltextsuche
  • KI-gestützte Dokumentenanalyse
  • Automatische Zusammenfassung
  • docuKI-Chat für Dokumentenfragen
  • Risikoerkennung in Verträgen

5. Compliance & Audit

  • Detaillierte Audit-Trails
  • Compliance-Berichte
  • Dokumenten-Schwärzung
  • Aufbewahrungsrichtlinien
  • Datenschutz-Compliance

6. Archivierung

  • Langzeitarchivierung
  • Automatische Archivierungsregeln
  • Revisionssichere Speicherung
  • Datenexport
  • Sichere Löschung

Anwendungsfälle für effizientes Dokumenten-Management

Vertragsmanagement

Verwalten Sie alle Ihre Verträge zentral und sicher. docurex hilft Ihnen dabei:

  • Verträge strukturiert zu organisieren
  • Wichtige Klauseln und Fristen automatisch zu erkennen
  • Benachrichtigungen über ablaufende Verträge zu erhalten
  • Schnell auf spezifische Vertragsdetails zuzugreifen
  • Die Einhaltung von Vertragsbedingungen zu überwachen

Compliance-Dokumentation

Erfüllen Sie Ihre Compliance-Anforderungen mit einem strukturierten Dokumenten-Management:

  • Revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten
  • Nachvollziehbarkeit aller Dokumentenzugriffe
  • Automatische Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Schnelle Bereitstellung von Dokumenten bei Audits
  • Dokumentation von Compliance-Prozessen

Projektdokumentation

Behalten Sie den Überblick über alle Projektdokumente und fördern Sie die Zusammenarbeit:

  • Zentrale Ablage aller projektrelevanten Dokumente
  • Strukturierte Organisation nach Projektphasen
  • Einfache Zusammenarbeit im Projektteam
  • Versionskontrolle für Projektdokumente
  • Schneller Zugriff auf Projektinformationen

Wissensmanagement

Nutzen Sie docurex als Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen:

  • Zentrale Ablage von Wissen und Erfahrungen
  • Einfache Suche nach relevanten Informationen
  • KI-gestützte Analyse und Zusammenfassung von Dokumenten
  • Fragen an Dokumente stellen mit docuKI-Chat
  • Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern erleichtern

Vorteile des docurex Dokumenten-Managements

Zeitersparnis

  • Schneller Zugriff auf Dokumente
  • Automatisierte Dokumentenanalyse
  • Effiziente Suche statt langwieriges Durchsuchen
  • Automatische Zusammenfassungen
  • Weniger Zeit für administrative Aufgaben

Kosteneinsparung

  • Reduzierung von Papier und Druckkosten
  • Weniger Aufwand für manuelle Dokumentenverwaltung
  • Geringere Kosten für physische Lagerung
  • Vermeidung von Doppelarbeit
  • Effizientere Prozesse

Sicherheit

  • Schutz vor unbefugtem Zugriff
  • Verschlüsselung aller Daten
  • Detaillierte Zugriffskontrollen
  • Umfassende Aktivitätsprotokolle
  • Schutz vor Datenverlust

Compliance

  • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Revisionssichere Archivierung
  • Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten
  • DSGVO-konforme Datenhaltung
  • Unterstützung bei Audits

Zusammenarbeit

  • Einfacher Dokumentenaustausch
  • Gemeinsamer Zugriff auf Dokumente
  • Kommentare und Anmerkungen
  • Versionskontrolle
  • Standortunabhängige Zusammenarbeit

Intelligenz

  • KI-gestützte Dokumentenanalyse
  • Automatische Zusammenfassungen
  • Natürlichsprachliche Fragen an Dokumente
  • Erkennung von Risiken und wichtigen Klauseln
  • Intelligente Kategorisierung

Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft

docurex lässt sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren:

  • API-Schnittstellen: Anbindung an Ihre bestehenden Systeme
  • Single Sign-On (SSO): Nahtlose Integration in Ihre Benutzerauthentifizierung
  • Import/Export-Funktionen: Einfacher Datenaustausch mit anderen Systemen
  • Anpassbare Workflows: Integration in Ihre Geschäftsprozesse
  • Mobile Apps: Zugriff von unterwegs über iOS und Android

Unsere Experten unterstützen Sie bei der Integration und Anpassung von docurex an Ihre spezifischen Anforderungen.

Integration

Häufig gestellte Fragen zum Dokumenten-Management

Welche Dateiformate werden von docurex unterstützt?

+

docurex unterstützt alle gängigen Dateiformate, darunter PDF, Word (DOC, DOCX), Excel (XLS, XLSX), PowerPoint (PPT, PPTX), Text (TXT), HTML, Bilder (JPG, PNG, GIF) und viele mehr. Die integrierte Vorschau ermöglicht es Ihnen, diese Dokumente direkt im Browser zu betrachten, ohne sie herunterladen zu müssen.

Wie funktioniert die KI-gestützte Dokumentenanalyse?

+

Die KI-Funktionen in docurex analysieren den Inhalt Ihrer Dokumente und extrahieren wichtige Informationen. Die automatische Dokumentenzusammenfassung erstellt prägnante Zusammenfassungen. Mit docuKI-Chat können Sie natürlichsprachliche Fragen zu Ihren Dokumenten stellen und erhalten sofort präzise Antworten. Die KI kann auch Risikofaktoren in Verträgen erkennen und wichtige Klauseln identifizieren. Alle KI-Analysen erfolgen lokal in unserem deutschen Rechenzentrum, ohne dass Ihre Daten an externe Dienste übermittelt werden.

Wie werden die Zugriffsrechte in docurex verwaltet?

+

docurex bietet ein granulares Berechtigungssystem, mit dem Sie genau festlegen können, welcher Benutzer auf welche Dokumente und Ordner zugreifen darf und welche Aktionen (Ansehen, Herunterladen, Bearbeiten, etc.) erlaubt sind. Sie können Benutzergruppen erstellen, Zugriffsrechte vererben und zeitlich begrenzte Zugänge einrichten. Alle Zugriffe werden detailliert protokolliert, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wer wann auf welche Dokumente zugegriffen hat.

Ist docurex DSGVO-konform?

+

Ja, docurex ist vollständig DSGVO-konform. Alle Daten werden in unserem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Wir setzen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen um, um den Schutz personenbezogener Daten gemäß DSGVO zu gewährleisten. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Protokollierung und regelmäßige Sicherheitsaudits. Als deutsches Unternehmen unterliegen wir den strengen deutschen und europäischen Datenschutzgesetzen.

Kann ich docurex auch für die langfristige Archivierung nutzen?

+

Ja, docurex eignet sich hervorragend für die langfristige Archivierung von Dokumenten. Das System bietet revisionssichere Speicherung, automatische Archivierungsregeln und die Möglichkeit, Aufbewahrungsfristen zu definieren. Dokumente können mit Metadaten versehen werden, um die spätere Suche zu erleichtern. Die Enterprise- und Premium-Versionen bieten zusätzliche Funktionen für die Langzeitarchivierung, wie z.B. automatische Konvertierung in archivierungsfähige Formate und erweiterte Compliance-Funktionen.

Optimieren Sie Ihr Dokumenten-Management mit docurex

Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung oder eine unverbindliche Demo.

Jetzt Kontakt aufnehmen