Dokumenten-Management

Ihre Vorteile

Warum docurex® Dokumenten-Management?

Steigern Sie die Effizienz Ihrer Dokumentenverwaltung und sparen Sie wertvolle Zeit

Sofort einsatzbereit – Keine Installation notwendig, nur Browser und Internetverbindung
Zeitersparnis – Automatische Volltextindexierung für schnelles Auffinden aller Dokumente
Weltweiter Zugriff – Web-basierte Lösung für Zugriff von überall und jederzeit
Einfache Bedienung – Vom Fraunhofer Institut zertifizierte Benutzeroberfläche
Mehrsprachig – Verfügbar auf Deutsch, Englisch und Italienisch
Revisionssicher – Lückenlose Protokollierung aller Aktivitäten und Änderungen

DMS-Funktionen

Umfassendes Dokumenten-Management

Entdecken Sie die leistungsstarken Funktionen des docurex® Dokumenten-Management-Systems

Volltextindexierung

Automatische Indexierung aller Dokumente für schnelles Auffinden durch leistungsstarke Suchfunktionen.

PDF-Konvertierung

Automatische Umwandlung von Dokumenten in PDF-Format mit optionalen Sicherheitsfunktionen und Wasserzeichen.

Import & Export

Einfacher Import von Ordnerstrukturen und Massendownload von Dokumenten für flexible Datenverwaltung.

Corporate Branding

Anpassung an Ihre Firmenfarben, Logos und Corporate Identity für ein einheitliches Erscheinungsbild.

Revisionssicherheit

Lückenlose Protokollierung aller Aktivitäten und Änderungen für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Zugriffssteuerung

Granulare Berechtigungsverwaltung für präzise Kontrolle darüber, wer auf welche Dokumente zugreifen darf.

Mehrsprachigkeit

Verfügbar auf Deutsch, Englisch und Italienisch für den weltweiten Einsatz an verschiedenen Standorten.

Schnelle Bereitstellung

Sofort einsatzbereit ohne Installation von Software – nur ein aktueller Browser und Internetverbindung nötig.

Anwendungsfälle

KI im praktischen Einsatz

Erfahren Sie, wie die KI-Funktionen von docurex® in verschiedenen Szenarien eingesetzt werden

Due Diligence

Beschleunigen Sie Due Diligence Prozesse durch automatische Analyse von Verträgen, Finanzdokumenten und Unternehmensunterlagen.

"Mit der KI-Unterstützung von docurex® konnten wir unsere Due Diligence Zeit um 60% reduzieren."

- M&A Berater

Immobilienmanagement

Analysieren Sie Mietverträge, Grundbuchauszüge und technische Dokumentationen für große Immobilienportfolios effizient mit KI.

"Die automatische Extraktion von Schlüsseldaten aus hunderten von Mietverträgen hat uns Wochen an Arbeit erspart."

- Immobilienmanager

Compliance & Reporting

Erstellen Sie automatisch Zusammenfassungen und Berichte aus umfangreichen Dokumentensammlungen für Compliance-Zwecke.

"Die KI-gestützte Risikoanalyse hat uns geholfen, potenzielle Compliance-Probleme frühzeitig zu erkennen."

- Compliance Officer

Sicherheit

Dokumenten-Management mit maximaler Sicherheit

Alle Funktionen werden mit höchsten Sicherheitsstandards betrieben

Hosting in Deutschland

Alle Daten werden ausschließlich in unseren ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gehostet.
Verschlüsselung

Sichere Verschlüsselung aller Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung für maximalen Schutz.
Granulare Zugriffsrechte

Sie bestimmen genau, welche Benutzer auf welche Dokumente zugreifen dürfen und welche Aktionen sie durchführen können.
Revisionssichere Protokollierung

Alle Aktivitäten und Änderungen werden unveränderbar protokolliert, um maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Virtueller Datenraum

Dokumenten-Management im virtuellen Datenraum

Kombinieren Sie die Vorteile eines effizienten Dokumenten-Managements mit einem sicheren virtuellen Datenraum

Ein virtueller Datenraum von docurex® dient einerseits der zentralen Verwaltung und Archivierung vertraulicher Unterlagen und Dokumente eines Unternehmens. Andererseits ermöglicht er verschiedenen Personengruppen und Instanzen einen zeitlich wie örtlich ungebundenen Zugang zu diesen, in der Regel vertraulichen Daten.

Mit diesen Eigenschaften kann ein virtueller Datenraum für Ihr Unternehmen zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden. Denn ob im Zuge eines M&A-Prozesses, bei der Archivierung zentraler Unternehmens-Akten oder der Bereitstellung eines Dokument-Portfolios für einen bestimmten Kundenkreis – herkömmliche, physische Datenräume werden den Anforderungen einer vernetzten und globalisierten Wirtschaft hinsichtlich Effizienz und Zugänglichkeit nicht mehr gerecht.

Ein virtueller Datenraum beschleunigt geschäftliche Transaktionen, reduziert Kosten und macht in vielen Fällen eine eigene IT-Abteilung überflüssig. Zudem verbessert er die Flexibilität Ihres Unternehmens, indem mehrere Parteien gleichzeitig und unabhängig voneinander von verschiedenen Orten aus auf Unterlagen und Dokumente zugreifen können.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen zu unserem Dokumenten-Management-System

Welche technischen Voraussetzungen benötige ich für docurex®?

Für die Nutzung des docurex® Dokumenten-Management-Systems benötigen Sie lediglich einen aktuellen Internet Browser (z.B. Chrome, Firefox, Safari oder Edge) und eine Internetverbindung. Es ist keine Installation von Clientsoftware erforderlich, sodass keine Software auf den PCs oder Notebooks installiert werden muss. Zeitraubende Einstellungen an Ihrem Rechner werden somit vermieden.

Wie funktioniert die automatische Volltextindexierung?

Bei docurex® werden sämtliche Dokumente auf Wunsch ganz automatisch einem Volltextindex hinzugefügt. Damit können Sie bequem nach Inhalten in Ihren Dokumenten suchen. Die erweiterte Suchfunktion ermöglicht komplexe Abfragen und das Herunterladen der Ergebnisse als komprimierte ZIP-Dateien. Dies spart wertvolle Zeit bei der Suche nach relevanten Dokumenten und Informationen.

Wie sicher sind meine Daten bei docurex®?

Ihre Daten sind bei uns maximal geschützt. Alle Funktionen werden ausschließlich in unseren ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben. Sämtliche Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt. Zudem werden alle Aktivitäten und Änderungen revisionssicher protokolliert, um maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Die granulare Berechtigungsverwaltung ermöglicht Ihnen präzise Kontrolle darüber, wer auf welche Dokumente zugreifen darf.

Kann ich docurex® an meine Corporate Identity anpassen?

Ja, docurex® bietet ein integriertes Corporate Branding. Sie können die docurex® Datenablage an Ihre Firmenfarben, Logos, Icons und Ihre Corporate Identity anpassen. Darüber hinaus lässt sich docurex® sowohl auf Deutsch und Englisch als auch auf Italienisch nutzen und um andere Sprachen erweitern, so dass der Einsatz an verschiedenen Standortpunkten weltweit problemlos möglich ist.

Wie funktioniert der Import und Export von Dokumenten?

docurex® verfügt über eine eingebaute Exportfunktion, mit der Sie alle in der Datenablage befindlichen Dokumente auf einen externen Datenträger entladen können. Das Dokumentenmanagement gibt Ihnen zudem die Möglichkeit, die in der Datenablage befindlichen Dateien per „Massendownload" herunterzuladen. Für den Import steht das Modul docusync zur Verfügung, das den Import von Ordnerstrukturen in den Datenraum sichert und auch eigenständig Ordner- und Dokumentenstrukturen mit mehreren Millionen Dateien vollständig identisch im docurex® Datenraum abbilden kann.

Effizientes Dokumenten-Management-System