docurex® – das Dokumenten-Management-System (DMS)
docurex® ist ein vollständiges Dokumentenmanagement. Dabei ist docurex® vollständig online nutzbar und stellt so ein besonders effizientes Dokumentenmanagement-System dar, auf das die Benutzer von überall auf der Welt her zugreifen können.
Das Dokumentenmanagement und die Datenablage von docurex® können ebenso wie docurex® als Online-Datenraum ohne Schulung sofort genutzt werden. docurex® ist überaus einfach zu bedienen und wurde durch das Fraunhofer Institut für Arbeitsorganisation zertifiziert. So können die Dokumente im docurex®-DMS auf Wunsch automatisch volltextindexiert und mit Schlagworten versehen werden. Das sichert ein schnelles Auffinden aller vorhandenen Dokumente und spart so wertvolle Zeit. Die docurex® Datenablage bietet jedoch noch einen ganz besonderen Vorteil für alle Anwender, die Wert auf ein hocheffizientes Dokumentenmanagement legen: Da die Software web-basiert ist, kann die docurex® Datenablage überall von jedem PC aus weltweit genutzt werden.
Schnell starten – ganz ohne Software
Für die Nutzung des docurex® Dokumenten-Management-Systems benötigen Sie lediglich einen aktuellen Internet Browser (z.B. Chrome, Firefox, Safari oder Edge) und eine Internetverbindung. Sie brauchen keine Clientsoftware, sodass keine Software auf den PCs oder Notebooks installiert werden muss. Zeitraubende Einstellungen an Ihrem Rechner werden somit vermieden.
Dokumente schnell finden!
Sparen Sie Zeit! – Bei docurex® werden sämtliche Dokumente auf Wunsch ganz automatisch einem Volltextindex hinzugefügt. Damit können Sie ganz bequem nach Inhalten in Ihren Dokumenten suchen. So können Sie künftig durch die komfortable Suchfunktion besonders schnell relevante Dokumente bzw. Texte finden. Dabei ist die erweiterte Suchfunktion nicht einfach nur eine reine „Schlagwort-Suchmaschine“. Sie haben die Möglichkeit, komplexe Abfragen zu starten und die Ergebnisse als komprimierte ZIP-Dateien auf Ihren Rechner zu laden. Einfacher geht`s nicht.
Corporate Identity
Ein ganz besonderes Extra bietet das integrierte Corporate Branding. So können Sie die docurex® Datenablage an Ihre Firmenfarben, Logos, Icons und Ihre Corporate Identity anpassen. Darüber hinaus lässt sich docurex® sowohl auf Deutsch und Englisch als auch auf Italienisch nutzen und um andere Sprachen erweitern, so dass der Einsatz an verschiedenen Standortpunkten weltweit problemlos möglich ist.
Flexibel, einfach und sicher
Das docurex® Dokumentenmanagement erlaubt zudem eine automatische PDF-Konvertierung von Dokumenten in der Datenablage. So benötigen Sie keine anderen Programme oder kostspielige Software. Zusätzliche Sicherheitsfunktionen für PDF-Dokumente können jederzeit aktiviert werden. Darüber hinaus werden alle PDF-Dokumente in der Datenablage auf Wunsch mit einem elektronischen Wasserzeichen versehen. Dies erleichtert die eindeutige Identifikation von Zugriffen und Benutzern.
Export und Import
Docurex verüfgt über eine eingebaute Exportfunktion. Mit dieser können Sie alle in der Datenablage befindlichen Dokumente auf einen externen Datenträger entladen werden. Das ist kinderleicht und ist im Handumdrehen erledigt. Das Dokumentenmanagement gibt Ihnen zudem die Möglichkeit, die in der Datenablage befindlichen Dateien per „Massendownload“ herunterzuladen. Ein weiteres Modul, das nicht nur für die Datenablage und das Dokumentenmanagement wichtig ist, ist docusync. Das Modul sichert den Import von Ordnerstrukturen in den Datenraum und kann auch eigenständig Ordner- und Dokumentenstrukturen mit mehreren Millionen Dateien vollständig identisch im docurex® Datenraum abbilden.
Sicher: Revisionssicher
Für den optimalen Überblick erhalten Sie exakte Auswertungen über die Zugriffsaktivitäten aller Interessenten. Ein lückenloses Protokoll des docurex® Systems ist ebenfalls integriert. So wird nicht nur das Dokumenten-Management zu einem Kinderspiel. Sämtliche Systemprotokolle können selbstverständlich nur von Personen mit entsprechenden Berechtigungen eingesehen werden. Für die größtmögliche Sicherheit wird jede Veränderung an Dokumenten revisionssicher, also unveränderbar, aufgezeichnet. So können Sie jederzeit Änderungen an Dokumenten bzw. Dateien oder die Zugriffe auf bestimmte Dokumente nachvollziehen. Für jeden Teilnehmer in docurex® lässt sich so ein Protokollierungsgrad definieren, um allen denkbaren Anforderungen gerecht zu werden.
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