Digitale Transformation: So schützen Unternehmen sensible Daten

Die digitale Transformation innerhalb des eigenen Unternehmens voranzutreiben ist für viele Firmen deshalb von großer Bedeutung, weil digitalisierte Prozesse zu Effizienzgewinnen und somit Wettbewerbsvorteilen gegenüber der Konkurrenz führen. Allerdings werden hierbei zahlreiche sensible Daten verwaltet, die entsprechend geschützt werden müssen. Daher werfen wir im Folgenden einen Blick auf die Vorteile der digitalen Transformation und gehen auf geeignete Maßnahmen ein, die Unternehmen ergreifen können, um sensible Daten vor dem Zugriff von Unbefugten zu sichern.

Welche Vorteile die digitale Transformation mit sich bringt

Die Integration von digitalen Arbeitsabläufen in das eigene Unternehmen ist mit einigen Vorteilen verbunden. Hier sind vor allem Automatisierungsmöglichkeiten zu nennen, die den Arbeitsaufwand erheblich reduzieren und die Effizienz entsprechend steigern. Zu den umfangreichen Vorteilen zählen unter anderem:

• Reduzierung des Zeitaufwands
• Minimierung der Fehleranfälligkeit
• Verbesserte Zusammenarbeit

Wenn sich Mitarbeiter aufgrund von automatisierten Arbeitsabläufen nicht mehr mit der manuellen Abwicklung von Prozessen auseinandersetzen müssen, steht mehr Zeit zur Verfügung, die strategischen Aufgaben gewidmet werden kann. Das wirkt sich zudem positiv auf die Fehleranfälligkeit aus und reduziert diese auf ein Minimum, da es bei der manuellen Abwicklung von Prozessen durch einen Mitarbeiter immer wieder zu Flüchtigkeitsfehlern kommt.

Die digitale Transformation führt zu einer verbesserten Zusammenarbeit, weil der Austausch von Informationen durch digitale Prozesse und den Einsatz von digitalen Kommunikationsplattformen innerhalb des Unternehmensalltags erheblich erleichtert wird. Die zunehmende Globalisierung sorgt dafür, dass viele Unternehmen über mehrere Standorte in verschiedenen Ländern verfügen. Ein digitaler Datenaustausch ist für einige Firmen somit von besonderer Bedeutung und führt dazu, dass Missverständnisse durch einen unzureichenden Zugang zu relevanten Informationen vermieden werden.

Virtuelle Datenräume integrieren

Bei einem virtuellen Datenraum handelt es sich um eine Cloud-Lösung, die zur sicheren Speicherung und zum Versand von sensiblen Unternehmensdaten dient. Im Gegensatz zu einem physischen Datenraum werden die jeweiligen Dokumente nicht vor Ort in Papierform, sondern auf elektronischem Wege aufbewahrt. Die Implementierung eines virtuellen Datenraums bringt einige Vorteile für Unternehmen mit sich. Zu diesen gehören:

• Sichere Verwaltung von relevanten Daten
• Zugriff jederzeit und von überall aus möglich
• Erhöhung der Transparenz
• Einfacher Datenaustausch

Wenn Unternehmen mit sensiblen Daten arbeiten, muss gewährleistet werden, dass diese nicht in die Hände von Dritten fallen. Die Integration eines virtuellen Datenraums sorgt für eine sichere Aufbewahrung von relevanten Daten, da diese durch Verschlüsselungstechnologien für Dritte unkenntlich gemacht werden. Weil die Daten in der Cloud abgespeichert werden, haben autorisierte Mitarbeiter zudem jederzeit Zugriff auf die für sie relevanten Datensätze.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass lediglich eine funktionierende Internetverbindung benötigt wird, um auf die Daten zuzugreifen. Die Mitarbeiter haben somit die Möglichkeit, standortunabhängig zu arbeiten. Dementsprechend können Firmen ihren Mitarbeitern gestatten, vom Homeoffice aus zu arbeiten, was sich positiv auf die Attraktivität als Arbeitgeber auswirkt.

Grundsätzlich lassen sich über virtuelle Datenräume Informationen unkompliziert und sicher zwischen Mitarbeitern und Abteilungen austauschen, was sich positiv auf die Zusammenarbeit innerhalb von Teams auswirkt. Auch die Transparenz nimmt zu, da sämtliche über die Cloud abgewickelten Geschäftsvorgänge dokumentiert werden. Bei Bedarf lässt sich daher leicht herausfinden, wann welches Dokument von wem bearbeitet wurde.

Eine moderne Buchhaltungssoftware nutzen

In der Buchhaltung kommt es zur Bearbeitung von sensiblen Daten, die auf keinen Fall in die Hände von Dritten fallen dürfen. Dabei ist die Abwicklung von buchhalterischen Prozessen zum Teil komplex und mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Für viele Unternehmer stellt die Buchhaltung eine Ablenkung vom Kerngeschäft dar. Trotzdem handelt es sich um einen wichtigen Unternehmensbereich, der nicht vernachlässigt werden darf, da das Finanzamt großes Interesse an einer lückenlosen Dokumentation sämtlicher Geschäftsprozesse hat. Schließlich lassen sich die zu zahlenden Steuern nur in korrekter Höhe ermitteln, wenn die entsprechenden Geschäftsvorfälle richtig verbucht werden.

Eine sinnvolle Lösung für viele Unternehmer besteht im Einsatz einer modernen Buchhaltungssoftware. Das liegt daran, dass sich solche Anbieter auf die Bereitstellung einer sicheren Software spezialisiert haben und sich deutlich besser in diesem Bereich auskennen als ein gewöhnliches Unternehmen, in dem womöglich weder Chef noch Mitarbeiter über umfassendes Know-how verfügen, was den Datenschutz anbelangt.

Neben dem Datenschutz bringt die Nutzung einer Buchhaltungssoftware einige weitere Vorteile mit sich, darunter:

• Implementierung von Automatisierungsmaßnahmen
• Erfassung und Kategorisierung von Belegen
• Unterstützung bei der Erstellung von Jahresabschluss und Steuererklärung
• Einfache Verwaltung von Rechnungen und Kundendaten

Unternehmen haben mit der Integration einer modernen Buchhaltungssoftware die Möglichkeit, die Effizienz im Unternehmensalltag zu steigern und erreichen dabei gleichzeitig einen hohen Datenschutz. Dabei sollte bei der Auswahl einer passenden Software darauf geachtet werden, dass sämtliche zum Einsatz kommenden Systeme DSGVO-konform sind, damit in diesem Bereich eine gewisse Rechtssicherheit herrscht. Damit es bei der Kommunikation mit dem Steuerberater zu keinen Problemen kommt, muss zudem idealerweise eine Software ausgewählt werden, die über eine DATEV-Schnittstelle verfügt. Dies erleichtert den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberatern erheblich.