Die Top 10 Funktionen, die Ihr Datenraum unbedingt haben sollte
Jeden Tag sprechen wir mit Kunden und Interessenten, die sich einen sicheren und effizienten Dokumentenaustausch wünschen. Ob im Rahmen einer Due Diligence, bei Unternehmensfusionen oder für vertrauliche Projektarbeiten – der Bedarf an einem zuverlässigen virtuellen Datenraum ist in vielen Branchen enorm. Doch worauf kommt es wirklich an? Welche Funktionen sollten Sie bei der Wahl eines Datenraums unbedingt berücksichtigen, um Ihre sensiblen Informationen optimal zu schützen und gleichzeitig die Zusammenarbeit zu erleichtern? In diesem Artikel stellen wir Ihnen die 10 wichtigsten Features vor, die ein moderner Datenraum bieten muss – und zeigen, wie docurex® all diese Anforderungen erfüllt.
Welche Funktionen eines Datenraums sind essenziell?
1. Höchste Sicherheitsstandards
Der Schutz sensibler Daten ist oberste Priorität. Ein hochwertiger Datenraum wie docurex® bietet umfassende Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselungstechnologien, Zwei-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierter Zugriffskontrollen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf die Dokumente zugreifen können.
Über 20 Sicherheitsmechanismen für maximale Vertragssicherheit
Das mehrstufige Sicherheitssystem von docurex® garantiert Ihnen ein Höchstmaß an Vertragssicherheit für Ihre Transaktionen. Die revisionssichere Aufzeichnung aller Datenraumaktivitäten, die 256-Bit-Verschlüsselung aller Datenübertragungen und ein effizientes Berechtigungskonzept sind nur drei von über 20 Sicherheitsmerkmalen, die docurex® bietet.
Anwendungssicherheit
Jede Transaktion im Datenraum wird unveränderbar und revisionssicher aufgezeichnet, um im Bedarfsfall Zugriffe und Änderungen an Dokumenten nachvollziehen zu können. Sie können den Protokollierungsgrad für jeden Teilnehmer individuell definieren, um auch speziellen Anforderungen – zum Beispiel seitens von Betriebsräten – gerecht zu werden.
Sichere Dokumentenanzeige
Der Dokumentenviewer von docurex® ermöglicht es, sensible Dokumente sicher anzuzeigen, ohne dass sie heruntergeladen oder ausgedruckt werden können. Die Dokumente werden in zufällige Bildfragmente aufgeteilt und dann wieder zusammengesetzt, um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten.
Vergleich von zwei Dokumenten
Mit dem Modul docuCompare können Sie ähnliche Dokumente nebeneinander anzeigen und vergleichen. Dies sorgt nicht nur für Sicherheit, sondern erleichtert auch die Arbeit, da Sie schnell Änderungen zwischen Versionen erkennen können.
Vollständig verschlüsselt
Bei docurex® werden alle Dokumente vollständig verschlüsselt gespeichert. Zusätzlich ist die gesamte Kommunikation zwischen den Anwendern und dem Datenraum von Anfang bis Ende verschlüsselt, sodass Dritte keinen Zugriff auf die Daten erhalten können.
Infrastruktursicherheit
Ihre Daten sind durch redundant ausgelegte Hochleistungsserver, Firewalls und Brandschutzvorrichtungen bestens geschützt. Alle docurex® Serversysteme befinden sich in hochsicheren Rechenzentren in Deutschland.
Betriebssicherheit
Der integrierte Virenschutz von docurex® schützt Ihre Datenräume vor Viren, Trojanern und anderen Schadprogrammen. Die Plattform nutzt die fortschrittlichsten Technologien zur Virenbekämpfung, und tägliche Backups sowie permanente Replikation sorgen dafür, dass keine Daten verloren gehen. Außerdem können Sie den IP-Adressbereich für den Zugriff auf den Datenraum beschränken, um zusätzlichen Schutz zu gewährleisten.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Jeder Zugang zum docurex® Datenraum ist durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert. Dies erfolgt entweder per SMS oder über die Google Authenticator App, wodurch sichergestellt wird, dass nur derjenige Zugriff erhält, der im Besitz des richtigen Benutzernamens, Passworts und Mobilgeräts ist.
Automatisch generiertes Wasserzeichen
Jedes PDF-Dokument im docurex® Datenraum wird mit einem individuell konfigurierbaren Wasserzeichen versehen. Dieses Wasserzeichen ermöglicht es Ihnen, Dokumente zu identifizieren und unberechtigte Weitergaben nachzuverfolgen. Das Wasserzeichen wird in einer speziellen Schicht des Dokuments hinterlegt, um den Schutz Ihrer Daten zu maximieren.
2. Maßgeschneiderte Zugriffsrechte
Zugriffsrechte können individuell bestimmt werden
In einem Datenraum ist es entscheidend, dass nicht jeder dieselben Informationen einsehen oder bearbeiten kann. Unterschiedliche Beteiligte haben oft unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten, daher muss der Zugang zu sensiblen Dokumenten präzise gesteuert werden. Mit den individuellen Zugriffsrechten von docurex® haben Sie die volle Kontrolle darüber, wer welche Daten sehen, bearbeiten, herunterladen oder kommentieren darf.
Individuelle Rechtevergabe
Mit docurex® können Sie den Zugang zu einzelnen Dateien, Ordnern oder Dokumentensammlungen bis ins kleinste Detail regeln. Dies geschieht indem sie Benutzergruppen definieren und für diese individuelle Zugriffsrechte zuweisen. So können Sie sicherstellen, dass vertrauliche Informationen nur von berechtigten Personen eingesehen oder bearbeitet werden können. Beispielsweise kann ein externer Berater lediglich Leserechte für bestimmte Dokumente erhalten, während ein interner Mitarbeiter volle Bearbeitungsrechte für dieselben Dateien hat.
Dynamische Anpassungen in Echtzeit
Die Zugriffsrechte lassen sich bei docurex® jederzeit und anpassen. Das bedeutet, dass Sie sofort auf veränderte Projektsituationen reagieren können, indem Sie neuen Nutzern Zugang gewähren oder den Zugriff bestehender Nutzer einschränken. Dabei haben Sie stets volle Transparenz über alle Änderungen und können nachvollziehen, welche Nutzer auf welche Dokumente zugegriffen haben.
Einschränkungen auf Dokumentenebene
Neben den allgemeinen Ordnerzugriffsrechten können Sie bei docurex® auch auf Dokumentenebene spezifische Einschränkungen vornehmen. So können Sie beispielsweise verhindern, dass bestimmte Dateien heruntergeladen, ausgedruckt oder weitergeleitet werden. Dadurch bleibt der Schutz Ihrer sensiblen Daten gewährleistet, selbst wenn mehrere Parteien im Datenraum zusammenarbeiten.
Protokollierung von Zugriffsrechten
Jede Änderung an den Zugriffsrechten und jede Dokumentenansicht wird revisionssicher protokolliert. Dies ermöglicht Ihnen eine lückenlose Nachverfolgbarkeit, wer wann auf welche Dokumente zugegriffen hat. So können Sie im Bedarfsfall jederzeit nachvollziehen, wie Informationen im Datenraum verwendet wurden, und gegebenenfalls Unregelmäßigkeiten aufdecken.
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Katharina Berger arbeitet und schreibt als Redakteurin von docurex.com über wirtschaftliche Themen.