Was ist ein Rechnungsabgrenzungsposten?

Bei einem Rechnungsabgrenzungsposten handelt es sich im Kontext der kaufmännischen Buchführung um einen Schnitt im Jahresabschluss bzw. Periodenabschluss. Rechnungsabgrenzungsposten sind deswegen notwendig, weil am Bilanzstichtag bei den Einnahmen und Erträgen zeitliche Unterschiede existieren. Konkret bedeutet das, dass nicht alle Werte am Bilanzstichtag wirksam werden. Durch den Prozess der Rechnungsabgrenzung kann man die Beträge korrekt den jeweiligen zeitlichen Perioden zuordnen. Die Vorgehensweise im Rahmen der Rechnungsabgrenzung ist im Handelsgesetzbuch (HGB) und im Einkommenssteuergesetz festgelegt.

Allgemeine Informationen

Die Hauptfunktion des Rechnungsabgrenzungspostens ist die korrekte zeitliche Zuordnung der Beträge. Nehmen wir uns als Beispiel eine Versicherung, die Ihnen im Dezember eine Rechnung für das erste Halbjahr vorab sendet. Diese Faktur bezieht sich nur auf einen Monat im aktuellen Jahr, jedoch auf sechs Monate im nächsten Jahr. Durch die entsprechende Rechnungsabgrenzung vergewissert man sich, dass der Betrag in dieser Periode in Ihre Buchhaltung kommt. Dank dieser Vorgehensweise ist Ihre Bilanz einerseits näher an der Wirklichkeit, andererseits wird dadurch auch verhindert, dass Bilanzergebnisse durch zu hohe Vorzahlungen zu stark verstreut werden können. Damit haben der Fiskus und gewissenhafte und präzise Unternehmer ein entsprechend großes Interesse an akkuraten Rechnungsabgrenzungsposten. Lesen Sie hier alles über den Fiskus.

Zweck der Rechnungsabgrenzung

Ein Rechnungsabgrenzungsposten ist nötigt, um den Erfolg eines Unternehmens periodengerecht feststellen zu können, wenn Geschäftsfälle mehrere Buchungen verlangen und diese demzufolge verschiedene Rechnungsperioden

betreffen. Dies ist beispielsweise immer dann der Fall, wenn es mit Lieferanten oder Kunden bestimmte Vereinbarungen hinsichtlich der Zahlungsziele gibt. Konkret bedeutet das, dass die Lieferung und Leistung einerseits und die Zahlung andererseits nicht in der gleichen Periode stattfinden. Durch den Rechnungsabgrenzungsposten lässt sich auch sicherstellen, dass man anfallende Steuern für die entsprechenden Perioden korrekt abführen kann.

Welche Arten der Rechnungsabgrenzung gibt es?

Rechnungsabgrenzungsposten lassen sich in zwei Hauptarten einteilen, und zwar in aktive und passive Rechnungsabgrenzungen. Darüber hinaus kann man auch zwischen antizipativen und transitorischen Rechnungsabgrenzungsposten unterscheiden. Besonders wichtig ist, dass Sie für Ihre Buchhaltung die Unterschiede zwischen der aktiven und der passiven Rechnungsabgrenzung genau kennen. Die passiven Rechnungsabgrenzungsposten werden übrigens mit „passive RAP“ abgekürzt, die aktiven hingegen mit „aktive RAP„.

Aktive Rechnungsabgrenzung

Im Rahmen der aktiven Rechnungsabgrenzung leistet man noch vor dem Bilanzstichtag eine Zahlung, die jedoch teilweise in das nächste Jahr übergeht. Erinnern wir uns an dieser Stelle an das bereits im obigen Absatz beschriebene Beispiel der Vorauszahlung an die Versicherung. Hierbei handelt es sich um ein klassisches Beispiel für Rechnungsabgrenzungsposten. Es gibt jedoch auch eine Vielzahl anderer Situationen, in denen es zu längerfristigen Vorauszahlungen kommt, wie zum Beispiel bei langfristigen Verträgen mit Lieferanten, die gewisse Anzahlungen verlangen.

Grundsätzlich sollte man vor den Buchungen genau ermitteln, welcher Anteil des Gesamtbetrages welchem Geschäftsjahr zugerechnet sein soll. Sie müssen also den exakten Anteil des Gesamtbetrages berechnen, der in das alte Geschäftsjahr fällt und wie viel die aktuelle Periode betrifft. Die anschließende Buchung lässt sich in mehreren Schritten realisieren:

 

1. Generelle Buchung des Geschäftsfalles, wie zum Beispiel: Versicherungsbeträge an Finanzdienstleister, 2.000 Euro
2. Gestaltung der aktiven Rechnungsabgrenzung, wie zum Beispiel: aktiver Rechnungsabgrenzungsposten an Versicherungsbeträge, 500 Euro
   Hiermit wurde nun angegeben, welcher Anteil ausgewiesen werden soll. Im nächsten Jahr wird diese Position wieder aufgelöst.
3. Auflösung der Abgrenzung, Versicherungsbeträge an aktive RAP, 500 Euro
   Somit wird der Kreislauf der Buchungen geschlossen und der Prozess der aktive RAP vollständig erledigt.

Passive Rechnungsabgrenzung

Im Rahmen des passiven Rechnungsabgrenzungspostens ist der Geschäftsfall genau gegenteilig. Konkret bedeutet das, dass Ihr Unternehmen eine Vorauszahlung vor dem Bilanzstichtag erhalten hat, die sich jedoch nicht dem laufenden Geschäftsjahr, sondern dem Folgejahr zuordnen lässt. Auch in solchen Situationen lässt sich durch die Rechnungsabgrenzung eine realitätsnahe Darstellung in der Bilanz gewährleisten.
Ein Beispiel hierfür ist, wenn Ihr Unternehmen Softwareprodukte verkauft und die Lizenzen für diese Produkte ab dem Kaufdatum zwei Jahre lang aktiv sind. Aber auch in traditionellen Sparten, wie beispielsweise bei einer Mitgliedschaft im Fitnesscenter, sind passive Rechnungsabgrenzungen häufig nötig.

Wie kann man nun die Verbuchung einer passiven RAP realisieren? Wie bei der aktiven RAP müssen Sie auch hier zunächst ermitteln, welcher Anteil des Gesamtbetrags der aktuellen Periode und welcher Betrag dem laufenden Geschäftsjahr zugerechnet sein muss. Genauso wie bei dem aktiven Rechnungsabgrenzungsposten setzt sich der

Prozess der Buchung aus drei Schritten zusammen.

1.  Generelle Buchung des Geschäftsfalls, wie zum Beispiel: erhaltene Lizenzgebühr, 1.000 Euro
2. Buchung zur Gestaltung der passiven Rechnungsabgrenzung, wie zum Beispiel: Lizenzgebühr an passive Rechnungsabgrenzung, 500 Euro
3. Auflösung der passiven RAP im folgenden Jahr: Passive Rechnungsabgrenzung an Lizenzgebühr, 500 Euro
   Auch in diesem Fall wird der Kreislauf der Buchungen geschlossen und der Prozess der passiven RAP vollständig aufgelöst.

Fazit

Die Prozesse der Abgrenzung sehen auf den ersten Blick komplizierter aus, als sie schlussendlich sind. Durch den Rechnungsabgrenzungsposten sorgen Sie dafür, dass man Beträge der dazugehörigen Rechnungsperiode korrekt zuordnen kann und somit Ihre Bilanzen möglichst der Realität entsprechen. Die Buchung der Abrechnung lässt sich in wenigen, einfachen Schritten realisieren, deren Ablauf erfolgt stets nach dem gleichen Muster. Es ist besonders wichtig, dass Sie vorab genau ermitteln, welchen Betrag man welcher Periode zurechnen soll, damit die Buchungen dann auch der Realität entsprechen.