Die Betriebswirtschaftliche Auswertung und ihre Bedeutung im Unternehmen

Generell lassen sich aus der BWA alle wichtigen Informationen entnehmen, die für ein Unternehmen im Hinblick auf die Kosten- und Erlössituation wichtig sind. Damit spiegelt die Betriebswirtschaftliche Auswertung grundsätzlich die gesamte finanzielle Lage auf einen Blick wider.

In der Regel bezieht sich die Betriebswirtschaftliche Auswertung auf die laufenden Daten, die aus der Finanzbuchhaltung übermittelt werden. Innerhalb eines laufenden Wirtschaftsjahres kann so ein Unternehmer genauen Aufschluss über die eigene Kosten- und Erlössituation gewinnen und damit die Ertragslage aktuell einschätzen.

Die BWA arbeitet anders als die Bilanz. Während die Bilanz die Auswertungen zeitverzögert nach einigen Monaten liefert, bietet die Betriebswirtschaftliche Auswertung aktuelle Zahlen zur wirtschaftlichen Lage eines Unternehmens.

Wie entstand die BWA?

Erstmals wurde die Betriebswirtschaftliche Auswertung in den 1960er Jahren durch DATEV Deutschland als DATEV-Standard-BWA veröffentlicht. Sie sollte als Entscheidungsgrundlage für kleine und mittelständische Unternehmen dienen. Kreditinstitute nutzten diese Betriebswirtschaftliche Auswertung als Basisinformation, um die Beurteilungen von Krediten innerhalb der Kreditwürdigkeit umzusetzen. Inzwischen ist DATEV zu einem der führenden Anbieter geworden und hat die erstmalige Standard-BWA vielfältiger geschaffen. Dazu werden auch branchenbezogene Betriebswirtschaftliche Auswertungen angeboten.

Welche wirtschaftliche Bedeutung hat die Betriebswirtschaftliche Auswertung?

Die Bedeutung der Betriebswirtschaftlichen Auswertung in der Unternehmung ist aus einzel- und betriebswirtschaftlicher Sicht sehr groß. In den steuerberatenden Branchen werden monatlich mehr als 2,5 Millionen Auswertungen dieser Art gedruckt. Die Aussagekraft für Unternehmungen, die Finanzverwaltung und auch für Banken ist sehr groß. Die Anforderungen an die Aussage- und Auswertungskraft der Betriebswirtschaftlichen Auswertung sind in den letzten Jahren stark angestiegen.

Dazu ist es wichtig, dass Betriebswirtschaftliche Auswertungen

• eine rechtformenneutrale Gestaltung haben
• sie mit dem Branchenvergleich, dem sogenannten DATEV-Betriebsvergleich, kompatibel sind
• grundsätzlich größenordnungsneutrale Abbildungen liefern
• mit den statistischen Daten und dem Rechnungswesen innerhalb des Betriebs integrierte Darstellungen gestatten
• grundsätzlich standardisierbar sind

Weiterhin sind zusätzlich Zeitpläne und Zeitreihen sowie auch Vorjahresvergleiches und auch grafische Darstellungen wichtige Qualitätskriterien einer BWA.

In der Struktur bildet die Betriebswirtschaftliche Auswertung keine reine Kontenabfrage, sondern eine deutliche betriebswirtschaftliche Aussage.

Die Daten für die Betriebswirtschaftliche Auswertung werden der Finanzbuchhaltung im Betrieb entnommen

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung bildet ein sehr wichtiges Instrument im Finanzhaushalt des Betriebes und basiert dabei auf Daten, die aus der laufenden Finanzbuchhaltung im Betrieb stammen. Das heißt, dass sie ein Instrument ist, das Verantwortlichen im Betrieb aktuelle Einblicke und Überblicke liefert, was die Kostensituation und die Erlössituation in einer Unternehmung angeht. Die Betriebswirtschaftliche Auswertung kann die genaue Ertragslage des laufenden Geschäftsjahres abbilden. Sie wird anders als die Bilanz nicht zeitverzögert erstellt, sondern spiegelt die aktuelle Lage im Betrieb wider.

Was muss eine aussagefähige Betriebswirtschaftliche Auswertung leisten?

Sehr wichtig innerhalb der Betriebswirtschaftlichen Auswertung ist, dass die Aufwendungen und Erlöse mit ihrer maßgeblichen Auswirkung innerhalb der Finanzbuchhaltung sowohl unterjährig als auch zeitnah eine Berücksichtigung finden. In Anlehnung an die Branche und das entsprechende Geschäftsmodell können hier verschiedene Positionen gegeben sein. Im Handwerksbetrieb und im produzierenden Gewerbe sind die Bestände an fertigen und unfertigen Arbeiten sehr wichtig. Auch bei Handelsunternehmen gehören in die monatliche Buchhaltung zudem die Warenbestandsveränderungen hinein.

Abschreibungen sind monatlich abzugrenzen. Dazu sollte mit größeren Aufwandspositionen wie beispielsweise Ertragssteuern ebenso verfahren werden. Erhaltene Boni von Lieferanten sowie Jahresbonifikationen an Kunden wirken sich in Handelsunternehmen oftmals nicht unerheblich in der Größenordnung und der Unternehmensauswirkung aus.

Darlehen müssen jeweils unterjährig und nicht erst im späteren Jahresabschluss korrekt gebucht werden. Hier geht es beispielsweise um Annuitäten, die aufzuteilen sind in den Zins- und Tilgungsanteil. Dazu müssen auch Anzahlungen und Einbehalte sowie Rechnungsabgrenzungsposten monatlich, und nicht erst zum Geschäftsjahresende Berücksichtigung finden.

Die BWA sagt nichts über die Liquidität aus

Was liefert die Standard Betriebs-wirtschaftliche Auswertung nicht?

Die kurzfristige Erfolgsrechnung liefert nachfolgende für die betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung wichtige Informationen nicht:

• den Liquiditätsstand und dessen Entwicklung (also Darlehen und Kontokorrente sowie die Eigenkapitalentwicklung)
• die Prognosedaten zum Gewinn und zur Zahlungsfähigkeit
• die Bereichsergebnisse (also Profitcenter sowie unrentable und rentable Geschäftsfelder und Renner/Penner des Handels)

Sind diese Informationen gewünscht, muss man mehr als ausschließlich die Zahlen aus der Finanzbuchhaltung prüfen. Hier sich Vorschau- und Profitcenterberichte und auch Kennzahlen, die das Finanzcontrollings mit seinen Methoden ermittelt, deutlich aussagekräftiger.

Der Profit aus der Betriebswirtschaftliche Auswertung

Viele Unternehmer bekommen monatlich eine Betriebswirtschaftliche Auswertung durch ihre Buchführung oder den Steuerberater. Allerdings legen sie die BWA dann oft ungelesen ab. Das sollte nicht geschehen, denn die Betriebswirtschaftliche Auswertung bietet eine sehr hochwertige Informationsquelle. Sie liefert wichtige Informationen über die wirtschaftliche Lage des Betriebes und dessen Leistungsfähigkeit. Mittels der BWA lässt sich ablesen, ob eine Unternehmung eine günstige finanzielle Entwicklung hat oder ob Probleme zu erwarten sind.

Innerhalb der Betriebswirtschaftlichen Auswertung werden die Auswertungen und die aktuellen Zahlen aus der Buchführung zusammengefasst, die durch den Steuerberater verarbeitet wurden. Die Form der Aufarbeitung der BWA ist frei wählbar. Üblicherweise ist es die kurzfristige Erfolgsabrechnung, die eine geläufige Form der Betriebswirtschaftlichen Auswertung nutzt.

Weitere Varianten sind die Bewegungsbilanz, die Veränderungen innerhalb des Kapitals und der Vermögen aufzeigt und auch die statische Liquidität, die wichtige Informationen zur Zahlungsfähigkeit liefert. Dazu sind auch noch weitere, sehr spezifizierte Formen der Betriebswirtschaftlichen Auswertung vorhanden. Wer die BWA richtig lesen und interpretieren kann, hat ein sehr gutes Instrument an der Hand, um in der Unternehmung Schwachstellen zu erkennen und die gesamte Leistungsfähigkeit zu bewerten. Dazu können kurzfristig Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet werden.

Weshalb die einfache BWA nicht immer richtige Ergebnisse liefert

Um ein Unternehmen mit der BWA zu steuern oder um eine unterjährige Ermittlung von Ergebnissen zu erlangen, müssen man üblicherweise Korrekturen durchgeführt. Die normale und einfache Betriebswirtschaftliche Auswertung weist nur die Daten aus, die innerhalb der Buchführung erfasst sind, ohne hierbei die betrieblichen Belange einzubeziehen. Soll die Betriebswirtschaftliche Auswertung dagegen als betriebliches Steuerungsinstrument zum Einsatz gelangen, muss sie auch unterjährig wenigstens die richtigen Resultate ausweisen. Damit muss aus einer einfachen dann eine qualifizierte BWA entstehen.

Nachfolgend einige Beispiele, die unrichtige unterjährige Ergebnisse zur Folge haben können

Bucht ein Unternehmen den Materialeinkauf beispielsweise als Verbrauch, ist das nicht ganz korrekt. Nur der tatsächliche Verbrauch darf innerhalb der Betriebswirtschaftlichen Auswertung ausgewiesen werden. Nutzt ein Unternehmen kein Warenwirtschaftssystem, kann dies durch Schätzung erfolgen oder durch die Aufarbeitung von Durchschnittswerte.

Abschreibungen dagegen müssen jeweils auf Monate verteilt, nicht aber vollständig auf das Jahresende gebucht werden, weil sie eben wirtschaftlich immer anteilig in einem Monat anfallen.

Auch Personalkosten müssen deshalb wie Abschreibungen behandelt und auf die jeweiligen Monate aufgeteilt werden, was auch für das Weihnachtsgeld, das Urlaubsgeld wie auch Boni an Mitarbeiter gilt. Dieses gilt auch für eventuelle Einmalzahlungen wie Gebühren und Beiträge oder Versicherungen.

Die Buchung von Umsätzen muss korrekt erfolgen. Dabei gilt, dass An- wie auch Teilzahlungen üblicherweise keine Umsätze darstellen, da der Kunde die Lieferung noch nicht erhalten hat. Sie müssen dann teilweise innerhalb der Verbindlichkeiten einer Bilanz ausgewiesen werden.

Möglicherweise werden Bestandsveränderungen nicht oder aber mit falschen Werten erfasst.

Korrekt sind Herstellungskosten und nicht voraussichtlich erzielte Verkaufspreise.