Buchhaltung – was ist das überhaupt?

In der Buchhaltung erfasst ein Unternehmen alle Geschäftsvorfälle, die sich innerhalb einer bestimmten Zeitperiode ergeben. Maßgebend ist in der Regel das Geschäftsjahr. Dies kann mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Der typische Geschäftsvorfall ist eine Transaktion, die sich auf das Vermögen des Unternehmens auswirkt.

Wodurch grenzt sich die Buchhaltung von der Buchführung ab?

Die Begriffe Buchhaltung und Buchführung können Synonym verwendet werden. Dies trifft die Sache aber nicht im Kern. Mit der Buchhaltung ist häufig der Unternehmensbereich gemeint, der für die Buchführung des Betriebs zuständig ist. Hier können z. B. die folgenden Buchhaltungen unterschieden werden:

• Finanzbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Kreditorenbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung

Die Buchführung beschreibt das ordnungsgemäße Aufzeichnen der Geschäftsvorfälle und deren Verbuchung auf den

Konten. Als Grundlage der Buchführung dienen Rechnungen, Verträge und andere Belege. Durch die Verbuchung entwickelt der Buchhalter ein übersichtliches Bild über die Finanz- Ertrags- und Vermögenslage des Unternehmens.

Bei der Buchführung hält sich der Buchhalter stets an den obersten Buchführungsgrundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Darüber hinaus verlangen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung, dass die Buchhaltung vollständig, chronologisch und in sich plausibel ist.

Die Buchführung als Grundlage für die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen sind verpflichtet, monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einzureichen. In dieser Umsatzsteuervoranmeldung ermittelt der Unternehmer durch Gegenüberstellung der Umsatzsteuer und der Vorsteuerbeträge die Umsatzsteuerzahllast. Als Grundlage dienen ihm die Zahlen aus der Buchhaltung.

Wer ist zur Buchführung verpflichtet?

Die Pflicht zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung legen Handelsrecht und Steuerrecht alle gewerblichen Unternehmen auf, die einen Jahresumsatz von 600.000 Euro und mehr oder einen jährlichen Gewinn von mindestens 60.000 Euro haben (§ 141 Abgabenordnung). Ein Gewerbebetrieb, der diese Grenzen nicht erreicht, ist nur dann zur Buchführung verpflichtet, wenn das Unternehmen aufgrund der gewählten Rechtsform (z. B. GmbH oder OHG) in das Handelsregister eingetragen werden muss.

Was ist das Kennzeichen der doppelten Buchführung?

Die doppelte Buchführung – besser bekannt als Doppik – erfasst jeden Geschäftsvorfall zweimal. Die Buchung erfolgt

auf dem Konto und auf dem Gegenkonto. Der Buchhalter spricht in diesem Fall von einer Sollbuchung und einer Habenbuchung. Am Ende des Geschäftsjahres schließt der Buchhalter alle Konten ab. Dabei muss er die folgende Unterscheidung vornehmen:

Die Bestandskonten überführt der Buchhalter in die Bilanz des Unternehmens. Auf den Bestandskonten bucht er das Sachanlagevermögen, den Kassenbestand, den Banksaldo und ein Darlehen, das von dem Unternehmen noch nicht vollständig getilgt wurde. Auf den Bestandskonten werden nur die Geschäftsvorfälle erfasst, die sich nicht auf das finanzielle Ergebnis des Unternehmens auswirken. Sie sind deshalb erfolgsunwirksam.

Alle anderen Konten nehmen die erfolgswirksamen Geschäftsvorfälle auf. Diese Konten bezeichnet die Buchhaltung als Erfolgskonten. Hierzu zählen z. B. die Umsatzerlöse, der Personalaufwand und die Zinsaufwendungen. Die Erfolgskonten schließt der Buchhalter über die Gewinn- und Verlustrechnung ab.

Aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung entwickelt der Buchhalter den Jahresabschluss eines Unternehmens. Einige Rechtsformen – z. B. GmbH oder AG – müssen ihrem Jahresabschluss noch einen Anhang und einen Lagebericht beifügen. Lesen Sie hier alles zum Thema Lagebericht.

Die GoB (Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchhaltung)

Mit der Befolgung der Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchhaltung stellt der Unternehmer sicher, dass die von ihm erstellte Buchführung jederzeit von einer sachverständigen dritten Person analysiert werden kann. Dieser Person muss es aufgrund der Aufzeichnungen möglich sein, sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen detaillierten Überblick über das Unternehmen zu verschaffen.

Die wesentlichsten Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchhaltung sind:

• Grundsatz der Vollständigkeit: Die Buchführung muss vom ersten bis zum letzten Tag des Geschäftsjahres lückenlos sein.
• Grundsatz der Richtigkeit: Die gebuchten Geschäftsvorfälle müssen tatsächlich stattgefunden haben.
• Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit: Der Buchhalter muss die Geschäftsvorfälle zeitnah und in der richtigen Reihenfolge verbuchen.
• Grundsatz der Sicherheit: Alle Belege der Buchhaltung muss der Buchhalter revisionssicher archivieren.

Wann besteht keine Buchführungspflicht?

Nicht zu einer ordnungsgemäßen Buchführung sind die Gewerbebetriebe verpflichtet, die sich nicht im Handelsregister eintragen lassen müssen und die Umsatz- und Gewinngrenze des § 141 Abgabenordnung nicht überschreiten. Außerdem sind auch Freiberufler von der Pflicht zur Erstellung einer Buchführung befreit.

Welche Regeln müssen Kleingewerbetreibende und Freiberufler beachten?

Kleingewerbetreibende und Freiberufler sind nicht verpflichtet, eine ordnungsgemäße Buchführung zu erstellen. Sie ermitteln ihren Gewinn durch Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung. Hier stellen sie ihren Betriebseinnahmen die Ausgaben gegenüber, die betrieblich veranlasst sind. Zusätzlich müssen Kleingewerbetreibende und Freiberufler ihrer Steuererklärung eine Anlage EÜR beifügen.

Welche Sanktionen drohen bei Nichteinhaltung der Buchführungspflicht?

Unternehmer, die ihrer Verpflichtung zur Erstellung einer Buchhaltung nicht nachkommen, begehen eine Straftat, die nach den Vorschriften des Strafgesetzbuchs mit einer mehrjährigen Haftstrafe geahndet werden kann.

Zusammenfassung

Eine Buchhaltung ist nicht identisch mit der Buchführung. Trotzdem können beide Begriffe synonym verwendet

werden. Die Buchhaltung kennzeichnet den Bereich des Unternehmens, der sich mit der Erstellung der Buchführung beschäftigt. Die Buchführung drückt das Verbuchen der Geschäftsvorfälle auf den Konten aus. Außerdem dient die Buchführung auch als Grundlage für die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung.

Zur Buchführung sind alle gewerblichen Unternehmen verpflichtet, die sich im Handelsregister eintragen lassen müssen und bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten. Besteht Buchführungspflicht, erstellt der Buchhalter am Ende des Jahres einen Jahresabschluss, der sich aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung zusammensetzt.

Bei der Verbuchung der Geschäftsvorfälle muss der Unternehmer die Grundätze einer ordnungsgemäßen Buchhaltung beachten. Dies bedeutet z. B., dass er die Geschäftsvorfälle zeitnah und chronologisch erfasst. Außerdem gilt, dass keine Buchung ohne Beleg vorgenommen wird.

Kleingewerbetreibende und Freiberufler erstellen keine ordnungsgemäße Buchführung. Sie ermitteln ihren Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung. Dies bedeutet, dass sie von ihren Betriebseinnahmen die Betriebsausgaben abziehen. Wer seiner Pflicht zur Erstellung einer Buchhaltung nicht nachkommt, muss mit Sanktionen rechnen.