So verwenden Sie ein DMS für Ihre Due Diligence

Ein online Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Aufbewahrungsort für Dokumente, der auf die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden kann.

Ein DMS wird oft verwendet, um die papierbasierte Ablage eines Unternehmens zu ersetzen oder zu ergänzen und eignet sich sehr gut für zeitlich begrenzte Projekte wie eine Due Diligence Prüfung.

Ein DMS wird typischerweise vom Verkäufer eines Unternehmens verwendet um alle öffentlichen und vertraulichen Daten zu organisieren, die der Käufer braucht um seine Due Diligence durchzuführen.

Wie hilft ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein DMS bietet eine Reihe klarer Vorteile gegenüber einem papierbasierten Ablagesystem.

Ein Online-DMS bietet einen einzelnen virtuellen Raum für Käufer und Verkäufer an, in dem Informationen gelagert werden und der Zugriff gewährleistet werden kann. Das löst das Problem, dass Papierdokumente an verschiedenen Orten gelagert werden und potentiell verloren gehen oder falsch sortiert werden. Die Speicherung der Daten in einem digitalen Format hilft, die Due Diligence zu beschleunigen.

Die im DMS enthaltenen Informationen können nur abgerufen werden, wenn eine Nutzer-ID vergeben wurde. Dadurch wird die Sicherheit und Vertraulichkeit während des Due Diligence Prozesses sichergestellt. Einzelne Informationen können auch nur für bestimmte Personen freigegeben werden. Beispielsweise kann so leitenden Angestellten, die an einer Transaktion beteiligt sind, der Zugriff auf sensible Finanzdaten gegeben werden, während alle weiteren Mitarbeiter keinen Zugriff erhalten.

Ein DMS bietet eine schnelle Suche nach Informationen – Freitextsuchen über alle Dokumente hinweg sind schnell durchgeführt. Es gibt keine mühsamere Aufgabe, als händisch in Aktenstapeln nach einer bestimmten Information zu suchen.

Ein Online-DMS kann innerhalb von wenigen Stunden eingerichtet werden und Dokumente können sofort hochgeladen werden, damit diese für die Durchsicht verfügbar sind. Dieses Vorgehen ist deutlich schneller und günstiger als die Einrichtung eines sicheren Datenraums in einem Büro.

Sammeln und organisieren Sie Ihre Dokumente

Bevor ein Verkäufer sein Online-DMS aufsetzt, muss er alle Informationen sammeln, die für die Durchführung der Due Diligence notwendig sind. Hier werden wahrscheinlich eine Kombination aus Papierdokumenten und elektronische Dokumenten gesammelt.

Es wird empfohlen, alle Papierdokumente zu scannen und in einem geläufigen Dateiformat, wie etwa PDF, zu speichern. Überall dort wo es möglich ist, sollten die Texte elektronisch durchsuchbar sein. Hierfür müssen die Dokumente mit einer OCR (Optical Character Recognition)-Software gescannt werden, damit der Text ausgelesen werden kann.

Erstellen sie eine Liste mit den wichtigsten Kategorien für Dokumente, die während der Due Diligence benötigt werden. Das wird die Sortierung und Suche nach Informtionen vereinfachen. Nutzen sie eine aussagekräftige und konsistente Methode, um alle Dokumente zu benennen.

Die Verwaltung Ihrer Dokumente während der Due Diligence

Während des Due-Diliugence-Prozesses ist der Verkäufer dafür verwantwortlich, alle benötigten Dokumente für die potentiellen Käufer zu verwalten.

Für jeden Käufer muss eine Nutzer-ID vergeben werden und die korrekten Zugriffsrechte für alle Dokumente. Vertrauliche Dokumente werden schließlich nur einigen Nutzern zur Verfügung gestellt. Jegliche neuen Dokumente müssen in das DMS hochgeladen und die Nutzer über den Ablageort informiert werden.

Wenn ein potentieller Käufer nicht weiter fortfahren will, kann zu jedem Zeitpunkt seine User-ID gesperrt und damit der Zugang zu den Informationen in dem DMS verweigert werden.

Für viele Unternehmen ist ein Dokumentenmanagementsystem die ideale technologische Lösung, um die Durchführung der Due Diligence zu unterstützen. Solche Systeme bieten eine hohe Nutzerfreundlichkeit, eine einfache Bedienung und sind deutlich günstiger, als alle notwendigen Dokumente in einem realen Datenraum zur Verfügung zu stellen.