Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten für Gewerbetreibende

Zahlreiche Schriftstücke sammeln sich im Laufe der Jahre an, für die es verschiedene Aufbewahrungsfristen gibt. Die Gesetzgebung bietet hierfür keine einheitlichen Regelungen. Ein wesentlicher Unterschied besteht zwischen Selbstständigen, Gewerbetreibenden und Privatleuten.

Wenn Sie ohne es zu wissen, Schriftstücke aussortieren und wegwerfen, können Sie sich damit Probleme einhandeln, sobald die Dokumente wieder gebraucht werden. Besonders problematisch ist es, wenn Sie ein eigenes Gewerbe betreiben und sich nicht sicher sind, welche Aufbewahrungspflicht Sie haben.

Dieser Beitrag soll Ihnen helfen, einen Überblick darüber zu bekommen, wie lange Sie beispielsweise Rechnungen aufbewahren müssen, um als Gewerbetreibender den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden.

Welche Aufbewahrungsfristen und Pflichten existieren für Gewerbetreibende?

Laut dem Handelsgesetzbuch sind Gewerbetreibende dazu verpflichtet, alle kaufmännischen Dokumente über einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Dieser Grundsatz gehört zur Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht Hierbei gilt die Abgabenordnungen (AO). Prinzipiell unterscheidet das Gesetz zwischen der Sechs- und Zehn-Jahres-Frist.

Ebenso wird am Gewinn eines Unternehmens ausgemacht, inwiefern Bücher geführt werden müssen und ob eine Aufbewahrungspflicht für Dokumente besteht. Laut Gesetz sind Gewerbetreibende zur Buchführung verpflichtet, wenn sie über 500.000 EUR Umsatz im Jahr oder mehr Gewinn als 50.000 EUR gemachten haben.

Die Gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, indem Sie die Unterlagen erhalten haben. Sollten die Dokumente für die Steuer notwendig sein, verlängern sich die Aufbewahrungsfristen automatisch.

Für welche Dokumente gibt es welche Aufbewahrungsfristen?

Grundsätzlich sind Sie als Gewerbetreibender dazu verpflichtet, alle Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, wenn sie für die Steuer von Bedeutung sind. In § 147 AO sind alle Unterlagen aufgelistet, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Hierzu gehören:

• Inventar,
• Bücher und Aufzeichnungen,
• Lageberichte,
• Jahresabschlüsse mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
• Eröffnungsbilanz,
• Organisationsunterlagen,
• alle Handels- und Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• Zollunterlagen und
• sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind.

Während Geschäfts- und Handelsbriefe bereits nach sechs Jahren vernichtet werden können, sind alle anderen aufgelisteten Unterlagen zehn Jahre lang aufzubewahren.

Es gibt auch eine gesetzlich festgelegte Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Sie gehören zu den Dokumenten, die ein Gewerbetreibender zehn Jahre lang aufheben muss. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen gibt es, weil sie nicht nur für die Steuer sehr wichtig sind, sie sind die wichtigsten Dokumente in der Buchhaltung Ihres Unternehmens. Mit Ihnen können Sie nachweisen, welche Einnahmen Sie gemacht haben.

Lese-Tipp: Viele der aufbewahrungspflichtigen Dokumente sind Verträge oder haben Vertrags-Charakter. In diesem Blog-Beitrag erklären wir, welche Vertragsarten es in Deutschland gibt.

Wie müssen Sie die Unterlagen aufbewahren?

Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen die Unterlagen auch nach zehn Jahren gut lesbar sein. Außerdem nehmen die vielen Unterlagen, die sich im Laufe von zehn Jahren angesammelt haben, viel Platz ein. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Gewerbetreibende für die elektronische Archivierung. Prinzipiell ist jeder für die Form der Aufbewahrung selbst verantwortlich.

Es muss aber jederzeit möglich sein, eine Einsicht in die Unterlagen zu bekommen. Daher ist es ratsam, dass Sie Kopien anfertigen, die auf Thermopapier gedruckt sind. Bitte achten Sie darauf, die Originale zusammen mit den Kopien aufzubewahren.

Insbesondere Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen müssen Sie unbedingt im Original aufheben. Für Handelsbriefe, Rechnungen oder Geschäftsbriefe können Sie auch die bildliche Wiedergabe nutzen.

Was passiert, wenn Sie die Aufbewahrungsfristen nicht beachten?

Wenn Sie als Gewerbetreibender die geforderten Unterlagen nicht vorlegen können, ist das nicht sofort eine Ordnungswidrigkeit. Zwar führt das nicht zu einer Bestrafung, aber Sie können hieraus steuerliche Nachteile bekommen. Denn nun ist das Finanzamt dazu berechtigt, für die fehlenden Unterlagen eigene Schätzungen vorzunehmen.

Kritisch kann es werden, wenn andere Bedingungen vorliegen, die strafbar sind, wie beispielsweise Urkundenunterdrückung, Steuerhinterziehung oder Insolvenzstraftaten. Können Sie in diesen Fällen nicht mit Hilfe von Dokumenten Ihre Unschuld belegen, besteht die Gefahr, dass Geldstrafen oder Geldbußen auf Sie zu kommen. Im schlimmsten Fall kann es sogar zu einer Freiheitsstrafe kommen.

Wenn Sie sich an die gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen halten, können Sie als Gewerbetreibender nichts falsch machen und sind auf der sicheren Seite. Wer immer noch unsicher ist, kann sich auch gerne Rat bei einem Steuerberater holen oder im Internet weiter informieren.