Die Top 10 Funktionen, die Ihr Datenraum unbedingt haben sollte

3. Automatisierte Berichterstellung

Eine umfassende Nachverfolgung aller Aktivitäten im Datenraum ist unverzichtbar, um sicherzustellen, dass jede Aktion dokumentiert und nachvollziehbar ist. Mit der automatisierten Berichterstellung von docurex® haben Sie jederzeit volle Transparenz über sämtliche Vorgänge innerhalb Ihres Datenraums.

Detaillierte Benutzeraktivitätsberichte

Docurex® erstellt automatisch detaillierte Berichte über sämtliche Benutzeraktivitäten. Diese umfassen, wer wann auf welche Dokumente zugegriffen hat, welche Dateien heruntergeladen, bearbeitet oder kommentiert wurden und wie lange bestimmte Dokumente eingesehen wurden. Diese Informationen helfen Ihnen, das Verhalten der Nutzer im Datenraum genau nachzuvollziehen und kritische Vorgänge schnell zu erkennen.

Monitoring und Updates

Die Berichte werden laufend generiert, sodass Sie jederzeit den aktuellen Stand der Aktivitäten einsehen können. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie in laufenden Projekten sofortige Einsicht in die letzten Änderungen oder Zugriffe benötigen. Durch regelmäßige Updates, auch per E-Mail, bleibt der gesamte Datenraum unter ständiger Kontrolle.

Compliance und Auditing

Für viele Unternehmen sind diese Berichte nicht nur ein praktisches Hilfsmittel, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Die revisionssichere Dokumentation aller Aktivitäten ist besonders in regulierten Branchen wie Finanzwesen, Rechtswesen oder bei M&A-Transaktionen entscheidend, um Anforderungen von Audits und internen Prüfungen gerecht zu werden.

Benachrichtigungssystem

Neben der manuellen Generierung von Berichten bietet docurex® ein flexibles Benachrichtigungssystem, das Sie automatisch per E-Mail über wichtige Ereignisse informiert. So bleiben Sie immer auf dem Laufenden, wenn z. B. sensible Dokumente geöffnet oder Änderungen an Zugriffsrechten vorgenommen wurden.

Revisionssichere Aufzeichnung

Alle Aktivitäten im docurex® Datenraum werden revisionssicher aufgezeichnet, sodass auch nachträglich keine Änderungen an den Berichten vorgenommen werden können. Dies garantiert eine transparente und rechtssichere Protokollierung aller Vorgänge, die im Bedarfsfall auch als Beweismittel in Streitfällen dienen kann.

Mit der automatisierten Berichterstellung von docurex® haben Sie jederzeit volle Kontrolle über Ihren Datenraum und profitieren von einer klaren, nachvollziehbaren Übersicht über alle Aktivitäten – eine unverzichtbare Funktion, um Sicherheit, Transparenz und Compliance zu gewährleisten.

4. Künstliche Intelligenz für die sekundenschnelle Dokumentenanalyse

Die Integration von Künstlicher Intelligenz ist ein großer Schritt nach vorn, wenn es um die Effizienz von Datenräumen geht. Bei docurex® unterstützt die KI Sie dabei, Dokumente automatisch zu analysieren, sensible Informationen zu erkennen und diese auf Wunsch zu schwärzen oder zu anonymisieren. Dies spart Ihnen Zeit und reduziert menschliche Fehler bei der Bearbeitung vertraulicher Daten. Mehr dazu finden Sie in Artikel über die KI-Funktionen im docurex®-Datenraum

Beispiele von Aufgaben, die Sie mit Hilfe von KI- Funktionen erledigen können:

• Beliebige Fragen zu Dokumenten stellen.
• Extraktion von Schlüsselinformationen und Hinweisen
• Recherche und Bereitstellung relevanter Informationen
• Verständliche Zusammenfassung komplexer Sachverhalte
• Personalisierung der Zusammenfassungen für verschiedene Zielgruppen

5. Schnelle und einfache Schwärzung sensibler Daten

Docurex® bietet ein leistungsstarkes Schwärzungstool, das es Ihnen ermöglicht, vertrauliche Informationen in Dokumenten schnell zu anonymisieren. Dies ist besonders wichtig bei der Weitergabe von Unterlagen, in denen bestimmte Inhalte nicht sichtbar sein sollen. Mit nur wenigen Klicks können Sie Text oder Bildausschnitte unkenntlich machen und gleichzeitig die Integrität des Dokuments bewahren.

• Einfache Anwendung: Mit der docurex® Schwärzungsfunktion lassen sich sensible Informationen schnell und unkompliziert schwärzen – ohne aufwändige manuelle Prozesse. Benutzer markieren die Bereiche und schwärzen sie mit einem Klick.
• Zwei Schwärzungsmethoden: docurex® bietet die Wahl zwischen manueller oder automatischer Schwärzung, je nach Bedarf.
• Sichere Datenverarbeitung: Originaldateien bleiben unverändert und sicher gespeichert, sodass vertrauliche Daten geschützt bleiben.
• Flexibler Zugriff: Geschwärzte und originale Dateien können unterschiedlichen Benutzergruppen zugewiesen werden, um den Zugang zu kontrollieren.
• Zeitersparnis: Die Schwärzungsfunktion spart wertvolle Zeit, indem sie die manuelle Bearbeitung überflüssig macht und den Arbeitsprozess effizienter gestaltet.

6. Volltextsuche

Wenn Sie große Mengen an Dokumenten verwalten, ist eine effiziente Suche unerlässlich. Mit der Volltextsuche von docurex® finden Sie relevante Dokumente oder spezifische Inhalte schnell und einfach. Dies spart Zeit und ermöglicht es Ihnen, direkt auf die benötigten Informationen zuzugreifen.

Effiziente Durchsuchung aller Dokumente
Mit der docurex® Volltextsuche können Sie den gesamten Datenraum durchsuchen – egal ob es sich um PDFs, Word-Dateien oder Excel-Tabellen handelt. Die Suchfunktion indiziert sämtliche Textinhalte, sodass auch versteckte Informationen in umfangreichen Dokumenten leicht auffindbar sind. So sparen Sie wertvolle Zeit, die sonst für das manuelle Durchsehen der Dateien aufgewendet werden müsste.

Punktgenaue Ergebnisse
Die Suche ist nicht nur schnell, sondern liefert auch präzise Ergebnisse. Sie können spezifische Begriffe oder Phrasen eingeben, und docurex® zeigt Ihnen exakt, wo diese vorkommen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Suchergebnisse nach verschiedenen Kriterien wie Dateityp, Erstellungsdatum oder Benutzeraktivität zu filtern, um die Relevanz weiter zu erhöhen.

Sofortiger Zugriff auf Informationen
Anstatt mühsam durch zahlreiche Dokumente zu blättern, führt die Volltextsuche Sie direkt zu der Textstelle, die Sie benötigen. Dies ermöglicht es Ihnen, schneller auf kritische Informationen zuzugreifen und fundierte Entscheidungen ohne Verzögerungen zu treffen – ein entscheidender Vorteil bei zeitkritischen Projekten wie M&A-Transaktionen oder Due Diligence-Prüfungen.

Intelligente Suche durch KI
Docurex® kombiniert die Volltextsuche mit KI-gestützten Algorithmen, um relevante Inhalte noch intelligenter zu finden. Die KI lernt aus Ihren Suchmustern und kann Vorschläge für ähnliche Dokumente oder verwandte Themen machen, die für Sie von Interesse sein könnten. So erhalten Sie nicht nur die gesuchten Ergebnisse, sondern auch kontextuelle Hinweise auf weitere relevante Informationen.

Die Volltextsuche von docurex® spart Zeit, reduziert den Aufwand und stellt sicher, dass Sie auch in großen Datenmengen stets den Überblick behalten.

7. Dynamische Wasserzeichen

Um sicherzustellen, dass vertrauliche Dokumente nicht unbefugt kopiert oder weitergegeben werden, bietet docurex® dynamische Wasserzeichen. Diese Wasserzeichen werden automatisch in die Dokumente eingefügt und enthalten Benutzerinformationen, die Administratoren vorher definiert haben. Dies erhöht die Sicherheit und ermöglicht eine lückenlose Rückverfolgung im Falle eines Datenlecks.

8. Das Q&A: ein leistungsstarkes Tool für die Kommunikation

Das Q&A Modul von docurex® ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das die Kommunikation zwischen den Nutzern optimiert und den Austausch von Informationen während des gesamten Prozesses erleichtert. Ob bei Due Diligence-Prüfungen, M&A-Transaktionen oder anderen Projekten – dieses Modul stellt sicher, dass alle Beteiligten schnell und effizient Antworten auf ihre Fragen erhalten.

Vorteile des Q&A Moduls:

1. Zentralisierte Kommunikation: Alle Fragen und Antworten sind an einem Ort gebündelt, was die Kommunikation zwischen den Parteien erleichtert. Dies reduziert Missverständnisse und stellt sicher, dass alle Beteiligten über denselben Informationsstand verfügen.
2. Nachverfolgbare Historie: Jede Frage und Antwort wird chronologisch dokumentiert, sodass Nutzer jederzeit auf vergangene Anfragen zugreifen können. Diese Historie ist besonders wichtig für Compliance-Zwecke und die Dokumentation des Informationsaustauschs.
3. Transparente Informationsweitergabe: Antworten auf häufig gestellte Fragen können für alle Nutzer sichtbar gemacht werden, was den Informationsfluss beschleunigt und die Notwendigkeit verringert, dieselbe Frage mehrfach zu stellen.
4. Zugriffskontrollen: Das Q&A Modul ermöglicht es, Zugriffsrechte für unterschiedliche Nutzergruppen festzulegen. Dadurch können sensible Fragen oder Informationen nur für autorisierte Benutzer sichtbar gemacht werden, was die Sicherheit erhöht.
5. Einfache Benutzeroberfläche: Die intuitive Gestaltung des Moduls sorgt dafür, dass auch weniger technikaffine Nutzer problemlos Fragen stellen und Antworten einsehen können. Dies fördert eine reibungslose Interaktion und steigert die Effizienz.

Möglichkeiten des Q&A Moduls:

• Fragenkategorisierung: Nutzer können Fragen nach Kategorien sortieren, wodurch eine gezielte Suche und ein besseres Management des Informationsaustauschs möglich ist.
• Benachrichtigungsfunktionen: Das Modul kann Benachrichtigungen an Benutzer senden, sobald eine neue Antwort auf eine gestellte Frage eingegangen ist. So bleiben alle Beteiligten stets informiert und reagieren schnell auf neue Informationen.
• Export-Optionen: Die Möglichkeit, die gesamte Q&A Historie zu exportieren, erleichtert die Dokumentation und Archivierung für spätere Überprüfungen oder Audits.
• Integration von Anhängen: Nutzer können relevante Dokumente oder Dateien zu ihren Fragen hinzufügen, was eine bessere Kontextualisierung der Anfragen ermöglicht und die Kommunikation verbessert.

Insgesamt trägt das Q&A Modul von docurex® dazu bei, den Austausch von Informationen effizient zu gestalten und die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten zu optimieren. Es ist ein unverzichtbares Werkzeug, das den gesamten Prozess in einem digitalen Datenraum transparenter und effektiver macht.

9. Flexible Skalierbarkeit

Die Anforderungen an einen Datenraum können je nach Projekt oder Unternehmen variieren. Docurex® ist flexibel skalierbar und lässt sich problemlos an Ihre Bedürfnisse anpassen, egal ob Sie kleine oder umfangreiche Transaktionen verwalten. Sie zahlen nur für das, was Sie wirklich benötigen, und können den Umfang jederzeit erweitern.

10. Höchste Benutzerfreundlichkeit

Eine intuitive Bedienung des Datenraums spart Zeit und reduziert die Einarbeitungszeit für Ihre Mitarbeiter. Docurex® überzeugt durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es ermöglicht, auch ohne technisches Vorwissen den Datenraum effizient zu nutzen.

docurex® überzeugt nicht nur durch umfangreiche Funktionen und ein durchdachtes Sicherheitskonzept, sondern auch durch seine ausgezeichnete Usability. Die intuitive Benutzeroberfläche, die an die gewohnten Explorer-Funktionen des Windows-Betriebssystems angelehnt ist, ermöglicht eine einfache Dokumentenverwaltung ohne Schulungen. Mit webbasierten Funktionen, die eine volltextindexierte Suche und den Verzicht auf Clientsoftware bieten, bleibt die Bedienbarkeit auch online auf höchstem Niveau.

Zusätzlich unterstützt das mehrsprachige Q&A-Modul die internationale Zusammenarbeit, während integrierte Funktionen wie ein PDF-Konverter und benutzerdefinierbare Einstellungen für Branding und individuelle Anpassungen die Flexibilität erhöhen. Trotz dieser einfachen Bedienbarkeit wird die Sicherheit nicht vernachlässigt; die Nutzer können Zugriffsrechte und Protokolle leicht verwalten. Insgesamt ist docurex® eine benutzerfreundliche Lösung, die auch komplexe Anforderungen sicher und effizient erfüllt.

Fazit: Diese Funktionen sollten in Ihrem Datenraum nicht fehlen:

• Höchste Sicherheitsstandards: Umfassende Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen sensible Daten vor unbefugtem Zugriff.
• Maßgeschneiderte Zugriffsrechte: Individuelle Zugriffssteuerung gewährleistet, dass nur berechtigte Personen auf bestimmte Informationen zugreifen können.
• Automatisierte Berichterstellung: Detaillierte Berichte über Benutzeraktivitäten ermöglichen eine lückenlose Nachverfolgbarkeit und sind wichtig für Compliance.
• Künstliche Intelligenz für Dokumentenanalyse: KI unterstützt bei der automatischen Erkennung und Schwärzung sensibler Informationen, was Zeit spart und menschliche Fehler reduziert.
• Schnelle und einfache Schwärzung sensibler Daten: Mit einem leistungsstarken Tool können vertrauliche Informationen schnell anonymisiert werden, ohne die Originaldateien zu verändern.
• Volltextsuche: Die effiziente Suche ermöglicht es, relevante Dokumente und Inhalte blitzschnell zu finden, wodurch Zeit gespart wird.
• Dynamische Wasserzeichen: Individuell konfigurierbare Wasserzeichen helfen, Dokumente zu kennzeichnen und unberechtigte Weitergaben nachzuverfolgen.
• Sichere Dokumentenanzeige: Der Dokumentenviewer schützt sensitive Informationen, indem Downloads und Ausdrucke verhindert werden.
• Infrastruktursicherheit: Redundante Server und fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen garantieren den Schutz Ihrer Daten in hochsicheren Rechenzentren.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Diese Funktion schützt den Zugang zum Datenraum und stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff erhalten.